Inhalt
Das Wichtigste auf einen Blick
- SharePoint Online und OneDrive arbeiten in Kombination, um eine nahtlose Synchronisierung und einen geräteübergreifenden Zugriff auf Dateien zu ermöglichen, wobei besondere Merkmale wie Differential Synchronisation die Effizienz steigern.
- Die optimale Einstellung der Synchronisationsfunktionen, einschließlich der Auswahl der zu synchronisierenden Ordner und der Verwaltung von Bandbreite und Speicherplatz, ist essenziell für eine leistungsfähige Nutzung von SharePoint und OneDrive.
- Die Integration von SharePoint in Microsoft Teams ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit durch zentrale Dateispeicherung und vereinfachte Dateibearbeitung, während hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards bei der Synchronisation eingehalten werden.
SharePoint-Dateien und OneDrive:
Die perfekte Kombination
Die Kombination aus SharePoint und OneDrive ist wie ein gut abgestimmtes Orchester, das im Hintergrund spielt und für eine harmonische Datenverwaltung sorgt. SharePoint dient als zentraler Speicherplatz, wo Dokumente verwaltet und Daten übertragen werden können. OneDrive hingegen agiert als Synchronisierungsclient und erlaubt den geräteübergreifenden Zugriff auf diese Dateien. Diese Synergie schafft eine nahtlose Synchronisierung, die für die Zusammenarbeit und Flexibilität von Usern unerlässlich ist. Außerdem sorgt die Integration für erhöhte IT-Sicherheit bei der Synchronisation, was die Produktivität der User erheblich verbessert.
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Dokument und Ihre Kolleginnen und Kollegen können in Echtzeit Änderungen vornehmen, ohne dass Sie ständig Dateien hin- und herschicken müssen. Das ist die Stärke von SharePoint Online in Kombination mit OneDrive. Wir werden nun einen genaueren Blick darauf werfen, wie SharePoint Online als Cloud-Plattform und OneDrive als Synchronisierungsclient Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen können.
SharePoint Online: Eine leistungsstarke Cloud-Plattform
SharePoint Online öffnet die Türen zu einer Welt, in der räumliche Grenzen verschwinden. Egal, ob Sie zu Hause, im Büro oder auf einer Geschäftsreise sind, Sie haben Zugriff auf Ihre Dateien, sofern eine Internetverbindung besteht. Diese Cloud-Plattform entbindet Sie von der Notwendigkeit, an das Unternehmensnetzwerk gebunden zu sein. Hinzu kommt, dass SharePoint Online die Differential Synchronisation für Microsoft Office-Dateien unterstützt. Dies bedeutet, dass nur die Teile einer Datei, die sich geändert haben, synchronisiert werden, was Zeit und Bandbreite spart.
Nicht nur die Verfügbarkeit, sondern auch die Effizienz spielt eine Rolle. Stellen Sie sich vor, Sie bearbeiten ein großes Dokument. Dank Differential Synchronisation müssen nicht jedes Mal Gigabytes an Daten übertragen werden, sondern nur die kleinen Änderungen. Dies ist ein entscheidender Vorteil von SharePoint Online, der den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.
OneDrive als Synchronisierungsclient
OneDrive fungiert als Brücke zwischen Ihren lokalen Geräten und der Cloud. Durch Verknüpfungen zu Bibliotheken und Ordnern oder die Nutzung der ‘Synchronisieren’-Schaltfläche in SharePoint-Dokumentbibliotheken wird eine direkte Verbindung zwischen der Cloud und Ihrem Gerät hergestellt. Dies unterstützt Offline-Aktionen wie Verschieben, Bearbeiten oder Teilen von Dateien und sorgt dafür, dass Ihre Daten auch ohne Internetverbindung verfügbar sind. Darüber hinaus bietet OneDrive die Möglichkeit, Platz auf Ihrem lokalen Gerät zu sparen, indem Dateien nur online verfügbar gemacht werden, was besonders praktisch ist, wenn der Speicherplatz knapp wird.
Stellen Sie sich das so vor: Sie haben Zugriff auf ein persönliches Repository, das gleichzeitig synchronisiert wird und offline nutzbar ist. Ihre Dateien werden im Explorer oder Mac Finder unter dem Namen Ihrer Organisation angezeigt, und Sie können diese direkt nach SharePoint kopieren oder verschieben, als wären sie auf Ihrem lokalen Computer. Im nächsten Abschnitt führen wir Sie durch die Schritte, die erforderlich sind, um diese perfekte Synchronisation zu erreichen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
SharePoint-Dateien synchronisieren
Das Einrichten der Synchronisation ist der erste entscheidende Schritt. Während Sie sich darauf vorbereiten, stellen Sie sich vor, wie einfach es bald sein wird, auf Ihre Dateien zuzugreifen, ohne sich Gedanken über die Internetverbindung machen zu müssen. Lassen Sie uns nun diese Schritte durchgehen.
Einrichten der Synchronisation
Um die Synchronisation zu beginnen, melden Sie sich bei SharePoint über die Microsoft 365-Webseite mit Ihrem Organisationskonto an und navigieren Sie zur gewünschten Bibliothek. Dort finden Sie den ‘Synchronisieren’-Button. In klassischen SharePoint-Umgebungen könnte dieser Button an einer anderen Stelle sein, aber keine Sorge, Sie finden ihn unter dem Tab ‘Bibliothek’. Nachdem Sie auf ‘Jetzt synchronisieren’ geklickt haben, führt Sie der Assistent durch die nächsten Schritte, und schon bald werden Sie Ihre synchronisierten Dateien im Explorer unter dem SharePoint-Ordner sehen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Sie möglicherweise Dateien und Ordner umbenennen müssen, um sie mit OneDrive kompatibel zu machen. Außerdem können Sie in den Einstellungen der OneDrive-Synchronisierungs-App die Synchronisation von SharePoint-Websites verwalten und anpassen.
Arbeiten mit synchronisierten Dateien
Nachdem Sie Ihre SharePoint-Dateien erfolgreich synchronisiert haben, stehen Ihnen alle Türen offen. OneDrive, das als Hybridcloudspeicherlösung fungiert, speichert Daten sowohl in der Cloud als auch lokal auf Ihrer Festplatte. Dies bedeutet, dass Sie offline an Ihren Dateien arbeiten und sicher sein können, dass alle Änderungen bei der nächsten Verbindung automatisch synchronisiert werden. Stellen Sie sich vor, Sie bearbeiten eine Präsentation im Flugzeug und sobald Sie wieder online sind, sind die Änderungen für Ihr Team sichtbar.
Die Synchronisation ist ein Zwei-Wege-Straße: Änderungen, die Sie vornehmen, gelten sowohl für die SharePoint-Teamwebsite als auch für Ihren Computer und umgekehrt. Sie können in gewohnter Weise im Explorer oder Finder arbeiten und Dokumente auf der Teamwebsite speichern, als wären diese lokal auf Ihrem Gerät. Im nächsten Abschnitt werden wir uns ansehen, wie man die Synchronisationseinstellungen optimieren kann, um die Leistung zu verbessern.
Optimierung der SharePoint-Synchronisations­einstellungen
Eine gut eingestellte Synchronisation ist wie ein gut geöltes Getriebe – sie läuft reibungslos und effizient. Bei der Synchronisation von SharePoint mit OneDrive gibt es allerdings bestimmte Einschränkungen zu beachten, wie zum Beispiel das Fehlen von Volltextsuche und Metadaten. Um die bestmögliche Leistung zu erzielen, ist es wichtig, die Synchronisationseinstellungen zu optimieren. Dies umfasst die Auswahl der zu synchronisierenden Ordner und die Verwaltung von Bandbreite und Speicherplatz.
Beginnen wir mit der Auswahl der Ordner, die Sie synchronisieren möchten. Diese Entscheidung kann einen großen Einfluss auf die Leistung und Effizienz Ihrer Synchronisation haben.
Auswahl der zu synchronisierenden Ordner
Die Entscheidung, welche SharePoint-Bibliotheken und -Ordner synchronisiert werden sollen, ist ein Schlüssel zur Effizienzsteigerung. Sie können sich auf der SharePoint-Website Ihrer Organisation anmelden und nur die Bibliotheken auswählen, die Sie benötigen. Dies ermöglicht eine gezieltere Synchronisation und spart wertvollen Speicherplatz. Durch die Verwaltung von Berechtigungen auf Website-Ebene können Sie sicherstellen, dass Sie nur die Ordner synchronisieren, für die Sie auch die Zugriffsrechte besitzen.
Eine weitere Methode zur Leistungssteigerung ist die Nutzung von Verknüpfungen in OneDrive, die oft eine bessere Performance bieten als die Synchronisierungsschaltfläche, da sie das Umbenennen und Verschieben von Ordnern erlauben und keine Duplikate auf verschiedenen Geräten erzeugen. Um eine solche Verknüpfung zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus, falls Sie den Synchronisationsordner oder die URL ändern müssen: Beenden Sie die Synchronisation und richten Sie sie neu ein.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine maßgeschneiderte Synchronisation, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das ist das Ziel dieses Optimierungsschritts.
Verwalten von Bandbreite und Speicherplatz
Die Verwaltung von Bandbreite und Speicherplatz ist entscheidend für eine effiziente Synchronisation. Mit Microsoft 365-Diensten und der OneDrive Files On-Demand-Funktion müssen Sie keine Dateien lokal speichern, was bedeutet, dass Sie keinen zusätzlichen Speicherplatz auf Ihrem Computer benötigen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Zugriff auf alle Ihre Dateien, ohne dass sie tatsächlich Platz auf Ihrer Festplatte einnehmen.
Auf dem Mac können Sie noch weiter gehen und nur die Ordner auswählen, die Sie tatsächlich benötigen, um den lokalen Speicher effizient zu verwalten. Um die Leistung der OneDrive-Synchronisation zu optimieren, sollten Sie die Anzahl der gespeicherten Dateien auf maximal 300.000 beschränken. Files On-Demand bietet auch den Offline-Zugriff auf Dateien, wodurch die Notwendigkeit kontinuierlicher Datenübertragung reduziert wird und somit Bandbreite eingespart wird. Zudem tragen SharePoint und OneDrive zur Reduzierung der Bandbreitennutzung bei, indem keine temporären TMP-Dateien synchronisiert werden. Dies ermöglicht eine effiziente Offline Nutzung von SharePoint und OneDrive.
Nun, da Ihre Synchronisation optimiert ist, werfen wir einen Blick darauf, wie SharePoint in Microsoft Teams integriert werden kann, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
SharePoint-Integration in Microsoft Teams
Die Integration von SharePoint in Microsoft Teams ist wie das Hinzufügen einer weiteren Dimension zu Ihrer digitalen Arbeitsumgebung. Teams werden jeweils mit einer SharePoint-Website verbunden, was eine zentrale Dateispeicherung und verbesserte Zusammenarbeit ermöglicht. Stellen Sie sich ein Netzwerk aus Kanälen vor, die alle an SharePoint-Websites gekoppelt sind und so die Zusammenarbeit in unterschiedlichen Kontexten unterstützen. Die Effizienz der SharePoint-Synchronisation wird durch diese Integration erhöht, da Teams die Echtzeitkommunikation erleichtert und OneDrive für das persönliche Dateimanagement verwendet wird.
SharePoint spielt innerhalb von Teams eine wichtige Rolle bei der Dateiberechtigungsverwaltung und dem Management von Dokumentprozessabläufen, was die Synchronisation optimiert. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Teams-Dateien synchronisieren und so Ihre Arbeit in Teams noch nahtloser gestalten können.
Synchronisieren von Teams-Dateien
Dank der nahtlosen Integration von SharePoint in Microsoft Teams ist das Synchronisieren von Dateien, die auf SharePoint-Websites gespeichert sind, ein Leichtes. Die Dateien, die Sie in Teams verwenden, sind tatsächlich auf einer SharePoint-Website abgelegt und können somit problemlos mit SharePoint und OneDrive synchronisiert werden. Sie haben dabei die Wahl: Fügen Sie Verknüpfungen zu Bibliotheken und Ordnern in OneDrive hinzu oder nutzen Sie die Sync-Schaltfläche in der Dokumentenbibliothek. Für eine bessere Leistung empfehlen Expertinnen und Experten die Verwendung von OneDrive-Verknüpfungen, die Ihnen über alle Geräte hinweg Zugriff auf Ihre Inhalte ermöglichen.
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Dokument in Teams, und alle Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald Sie online gehen. Diese Art der Synchronisation stellt sicher, dass Ihre Arbeit immer aktuell ist, unabhängig davon, von wo aus Sie darauf zugreifen.
Teilen und Bearbeiten von Dateien in Teams
Die Integration von SharePoint in Teams nimmt die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau. Durch die ‘Dateien’-Registerkarten in Teams-Kanälen, die direkt mit SharePoint-Ordnern verbunden sind, wird das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten innerhalb von Teams erheblich erleichtert. Sie können Dateien direkt in einer Chat-Unterhaltung teilen, entweder durch das Generieren eines Links oder durch das Hochladen der Datei selbst. Mobile Geräte-Nutzer profitieren ebenfalls davon, denn sie können Dateien aus der Dateiliste auswählen und über die ‘Freigeben’-Option in Chats oder Kanäle senden.
Desktop- und Web-User haben die Möglichkeit, Dateien direkt in Unterhaltungen hochzuladen, wodurch diese Dateien auch auf mobilen Geräten verfügbar und teilbar sind. Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit wenigen Klicks ein wichtiges Dokument mit Ihrem Team teilen, unabhängig davon, auf welchem Gerät Sie sich befinden, indem Sie den Datei Explorer nutzen.
Nachdem wir die Vorteile der SharePoint-Integration in Teams betrachtet haben, werden wir uns nun mit einem weiteren entscheidenden Aspekt befassen: Sicherheit und Datenschutz bei der SharePoint-Synchronisation.
Sicherheit und Datenschutz bei der SharePoint-Synchronisation
In einer Welt, in der Datensicherheit und Datenschutz an oberster Stelle stehen, ist es entscheidend, dass auch die Synchronisation von SharePoint-Dateien diesen Standards entspricht. SharePoint schützt Ihre Daten durch Verschlüsselung, selbst beim Herunterladen, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen sicher bleiben. Darüber hinaus unterstützt das Microsoft 365 Compliance Center Unternehmen dabei, Complianceanforderungen zu erfüllen und bietet Tools zur kontinuierlichen Risikobewertung und -überwachung.
Stellen Sie sich einen Tresor vor, in dem Ihre Daten sicher aufbewahrt werden, während Sie von überall auf der Welt darauf zugreifen können. Genau das bietet die Kombination aus SharePoint und OneDrive – Sicherheit auf höchstem Niveau.
Verschlüsselung und Authentifizierung
Verschlüsselung und Authentifizierung sind die Grundpfeiler der Datensicherheit bei der Synchronisation. SharePoint und OneDrive verwenden fortgeschrittene Verschlüsselungsmethoden, um sicherzustellen, dass Ihre Daten während der gesamten Synchronisation geschützt sind. Zusätzlich ermöglicht SharePoint den sicheren Abruf von Dokumenten mit gültigen Microsoft Office 365-Authentifizierungsdaten weltweit, was bedeutet, dass Ihre Daten auch beim Zugriff über das Internet geschützt sind. Für die sichere Übertragung der Daten setzen Synchronisations-Apps HTTPS und TLS ein, um Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Wenn Sie sensible Daten speichern oder zum Beispiel Ihre Unterschrift in Word einfügen, so sollten diese Dokumente entsprechend geschützt werden.
Stellen Sie sich vor, Ihre Daten würden in einem gepanzerten Fahrzeug transportiert – das ist die Art von Sicherheit, die Verschlüsselung und Authentifizierung bei der SharePoint-Synchronisation bieten. Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit Best Practices für den Datenschutz befassen, um Ihnen zu helfen, Ihre Daten noch besser zu schützen.
Best Practices für den Datenschutz
Neben den technischen Sicherheitsmaßnahmen ist es wichtig, Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO ernst zu nehmen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Microsoft bietet detaillierte Informationen und Tools, mit denen Unternehmen die Datenschutzauswirkungen bewerten, Anträge betroffener Personen verwalten und Datenschutzverletzungen melden können. Diese Werkzeuge sind ein integraler Bestandteil des Compliance Centers und unterstützen Sie dabei, Ihre Datenverarbeitungsprozesse transparent und konform zu gestalten.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein Dashboard, das Ihnen einen Überblick über alle Datenschutzaspekte Ihres Unternehmens gibt. Diese Transparenz und Kontrolle sind entscheidend, um das Vertrauen der Benutzer in die Sicherheit ihrer Daten zu stärken. Mit diesen Best Practices für den Datenschutz können Sie sicherstellen, dass Ihre Synchronisationsprozesse nicht nur effizient, sondern auch konform mit den neuesten Datenschutzstandards sind.
Zusammenfassung
Die heutige Arbeitswelt erfordert Werkzeuge, die es uns ermöglichen, effizient, flexibel und sicher zu sein. SharePoint und OneDrive bieten genau das – eine nahtlose, sichere und leistungsstarke Synchronisation Ihrer Daten. Durch die Schritte, die wir gemeinsam durchgegangen sind, können Sie jetzt nicht nur Ihre SharePoint-Dateien effizient synchronisieren, sondern auch Ihre Einstellungen optimieren und die Integration in Teams nutzen, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Denken Sie immer daran, dass Sicherheit und Datenschutz von größter Bedeutung sind, und nutzen Sie die zur Verfügung gestellten Tools und Best Practices, um Ihre Daten zu schützen. Mit diesen Fähigkeiten sind Sie nun in der Lage, die Kontrolle über Ihre Daten zu behalten und sicherzustellen, dass sie immer aktuell und zugänglich sind, wo immer Sie sie brauchen.
Häufig gestellte Fragen
<FAQ>
<FRAGE>
Was ist die SharePoint-Synchronisierung?
<ANTWORT>
Die SharePoint-Synchronisierung ermöglicht es Ihnen, Dateien und Ordner von einer SharePoint-Website auf Ihren lokalen Computer zu synchronisieren. So haben Sie jederzeit Zugriff auf die neuesten Versionen Ihrer Dateien, auch wenn Sie offline sind.
<FRAGE>
Welche Vorteile bietet die SharePoint-Synchronisierung?
<ANTWORT>
- Offline-Zugriff: Sie können auf Ihre SharePoint-Dateien zugreifen und diese bearbeiten, auch wenn Sie keine Internetverbindung haben.
- Vereinfachte Zusammenarbeit: Sie können gleichzeitig mit anderen Personen an denselben Dateien arbeiten, ohne Konflikte befürchten zu müssen.
- Aktuelle Versionen: Sie haben immer Zugriff auf die neueste Version Ihrer Dateien.
- Geringerer Speicherbedarf: Sie müssen nicht alle Ihre SharePoint-Dateien auf Ihrem lokalen Computer speichern, da nur die synchronisierten Dateien lokal gespeichert werden.
<FRAGE>
Wie kann ich SharePoint mit meinem Computer synchronisieren?
<ANTWORT>
Sie können SharePoint mit der OneDrive-App oder der OneDrive for Business-App auf Ihrem Computer synchronisieren.
<FRAGE>
Welche Voraussetzungen muss ich für die SharePoint-Synchronisierung erfüllen?
<ANTWORT>
- Sie müssen einen SharePoint-Zugriff haben.
- Sie müssen OneDrive oder OneDrive for Business auf Ihrem Computer installiert haben.
- Sie müssen mit einem Netzwerk verbunden sein.
<FRAGE>
Wie kann ich Probleme bei der SharePoint-Synchronisierung beheben?
<ANTWORT>
Es gibt einige Probleme, die bei der SharePoint-Synchronisierung auftreten können. In den meisten Fällen können Sie diese Probleme jedoch selbst beheben. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Hilfe. Gern helfen wir Ihnen auch weiter bei allen IT-Themen in Ihrem Unternehmen. Schreiben Sie uns gerne an.
</FAQ>
Quellen und weitere Informationen
Julian Schmidt
Julian ist unser Office-365-Experte im Team. Wenn es um Office-365-Neukunden- und Migrationsprojekte oder die technische Kundenbetreuung geht, ist der gelernte Fachinformatiker (IHK) der richtige Ansprechpartner und berät unsere Kunden mit seiner langjährigen Expertise. Darüber hinaus koordiniert er als Teamleiter für unseren 2nd-Level-Support die Projekte, plant deren Einsätze, unterstützt bei technischen Fragen im 2nd- und 3rd-Level und hat immer ein offenes Ohr für sein Team. Wenn es um die strategische und technische Weiterentwicklung von juunit geht, ist Julians Expertenmeinung ebenfalls von der Geschäftsführung gefragt. Um seine Managementfähigkeiten weiter zu verbessern, absolviert er derzeit nebenberuflich den Studiengang „Unternehmertum“ an der DHBW Karlsruhe.
