Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Ein umfassender Leitfaden

Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie einem neuen Mitarbeitenden einen Arbeitsvertrag per Post geschickt haben und nach ein paar Tagen erfahren mussten, dass er oder sie sich anders entschieden hat? Vielleicht haben Sie in der Zwischenzeit anderen vielversprechenden Kandidat*innen abgesagt?

In Zeiten des Fachkräftemangels möchten Sie neue Mitarbeiter*innen sicher so schnell wie möglich an Bord holen. Als Unternehmer*in oder Personaler*in wollen Sie sich sicher nicht unbedingt mit Bürokratie herumschlagen.

Die Lösung: Arbeitsvertrag online unterschreiben. Gerade für mittelständische Unternehmen eröffnen sich so Möglichkeiten, ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Was ist ein digitaler Arbeitsvertrag?

Ein digitaler Arbeitsvertrag ist die moderne Form des Arbeitsvertrages, die den herkömmlichen Vertrag auf Papierbasis in die digitale Welt überträgt. Er wird zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen elektronisch erstellt und ausgetauscht. Beide Parteien können den Arbeitsvertrag digital unterzeichnen. Unter bestimmten Bedingungen haben diese Verträge die gleiche Rechtsgültigkeit wie ihr physisches Pendant auf Papier.

Der digitale Arbeitsvertrag bietet eine Reihe von Vorteilen: Er beschleunigt die Vertragserstellung und -unterzeichnung in der Personalabteilung, minimiert den Verwaltungsaufwand und den Papierverbrauch und ermöglicht eine sichere und effiziente Archivierung.

Was sind digitale Unterschriften?

Die digitale Unterschrift ist eine digitale Version der herkömmlichen Unterschrift auf Papier. Sie kann in unterschiedlicher Form vorkommen. Ob diese rechtlich gültig sind hängt von der Art des Vertrages ab.

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<TITLE>Einfache elektronische Signatur (SES)
<SLIDE>Eine einfache elektronische Signatur umfasst alle Arten von elektronischen Signaturen, die nicht die strengen Anforderungen einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen. Sie kann beispielsweise aus eingescannten Unterschriften, eingetippten Namen am Ende einer E-Mail oder einem digitalen Bild einer Unterschrift bestehen. Die einfache elektronische Signatur bietet nur eine grundlegende Form der Authentifizierung und wird in Situationen mit geringerem Risiko verwendet. Für den Abschluß eines Arbeitsvertrages kann die SES zwar verwendet werden. Die Anforderungen des Nachweisgesetzes erfüllt die einfache elektronische Signatur jedoch nicht.

<TITLE>Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)
<SLIDE>Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet ein höheres Sicherheitsniveau als die einfache elektronische Signatur, ohne die strengen Anforderungen einer qualifizierten elektronischen Signatur zu erfüllen. Gemäß der EU-Verordnung eIDAS muss sie eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet werden können, die Identität des Unterzeichnenden zuverlässig identifizieren und authentifizieren, nachträgliche Veränderungen am Dokument erkennbar machen und sicherstellen, dass die Mittel zur Erzeugung der Signatur ausschließlich unter der Kontrolle des Unterzeichnenden stehen. AES wird häufig eingesetzt, wenn die Integrität des Dokuments sichergestellt und die Identität des Unterzeichnenden verifiziert werden muss, ohne dass die Anforderungen einer qualifizierten Signatur erforderlich sind. Dies ermöglicht ein Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit bei digitalen Transaktionen.

<TITLE>Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
<SLIDE>Eine qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der elektronischen Signatur, die gemäß EU-Verordnung eIDAS eine rechtliche Wirkung hat, die der handschriftlichen Unterschrift gleichkommt. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen, das von einem anerkannten Vertrauensdiensteanbietenden ausgestellt wird. Die Identität der signierenden Person wird dabei sorgfältig geprüft, bevor das Zertifikat ausgestellt wird. Diese Signaturart wird für Transaktionen verwendet, die ein hohes Maß an Sicherheit und Identitätsverifizierung erfordern.

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Digitaler Arbeitsvertrag: Was gilt rechtlich in Deutschland?

Die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen hat sich im Laufe der Jahre stark verändert. Grundsätzlich gilt in Deutschland Formfreiheit. Für Arbeitsverträge gelten jedoch aufgrund des Nachweisgesetzes besondere Anforderungen.

Theoretisch kann ein normaler unbefristeter Arbeitsvertrag in jeder Form - also z. B. auch mündlich - abgeschlossen werden. Das gleiche gilt entsprechend für einen Änderungsvertrag. Für befristete Arbeitsverträge gelten besondere Anforderungen (s. unten).

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber*innen jedoch, dem / der Arbeitnehmer*in bestimmte Informationen schriftlich (d. h. vom Arbeitgebenden unterschrieben) mitzuteilen. Zum Teil müssen diese Informationen bereits zum Beginn des Arbeitsvertrages vorliegen. Manche Informationen können bis zu 4 Wochen nach Beginn des Vertrages nachgereicht werden.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein Vertrag entweder in Schriftform (d. h. auf Papier) oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden sollte. Dadurch ist keine Meldung mehr nach dem Nachweisgesetz erforderlich, da im Vertrag bereits alle Informationen enthalten sind.

Es sind jedoch Entwicklungen im Gange, die in Zukunft auch den Arbeitsvertrag in Textform ermöglichen sollen. Dann wäre z. B. auch ein eingescannter Vertrag gültig.

Was bedeutet Formfreiheit?

Das Prinzip der Formfreiheit bei Verträgen bedeutet, dass Vertragsparteien ihre Vereinbarungen in jeder beliebigen Form schließen können, solange das Gesetz keine spezielle Form vorschreibt. Dies ermöglicht es den Parteien, Verträge mündlich, schriftlich oder in elektronischer Form abzuschließen. Die Formfreiheit fördert die Flexibilität und Effizienz im Geschäftsverkehr.

Allerdings existieren Ausnahmen von diesem Grundsatz, bei denen das Gesetz ausdrücklich eine bestimmte Form vorschreibt, um die Rechtssicherheit und den Schutz der beteiligten Parteien zu erhöhen. Beispiele hierfür sind Grundstückskaufverträge, die notariell beurkundet werden müssen, oder eben Arbeitsverträge, die bestimmte Angaben schriftlich festhalten müssen, um den Anforderungen des Nachweisgesetzes zu entsprechen.

Formvorschriften für Verträge

In Deutschland gelten in einigen Fällen spezielle Formvorschriften für Verträge. Dies sind z. B.:

• Die Schriftform, definiert in § 126 BGB, verlangt die eigenhändige Unterschrift von mindestens einer Partei auf einem physischen Dokument, um die Authentizität der Erklärung zu gewährleisten.
• Im Gegensatz dazu ermöglicht die elektronische Form gemäß § 126a BGB die Nutzung elektronischer Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die der Schriftform gleichgestellt ist und vor allem im digitalen Geschäftsverkehr Anwendung findet.
• Die Textform schließlich, beschrieben in § 126b BGB, erfordert, dass die Erklärung in einer lesbaren Form dauerhaft festgehalten wird, wobei eine Unterschrift nicht notwendig ist. Dies kann durch E-Mail, Fax oder andere digitale Medien erfolgen und dient der Vereinfachung bestimmter rechtlicher Vorgänge. Jede dieser Formvorschriften adressiert spezifische rechtliche Anforderungen und Bedürfnisse in der modernen Vertragslandschaft.

Die Entwicklung in Deutschland

Das deutsche Recht hat in Bezug auf digitale Unterschriften eine bedeutende Evolution erfahren. So wurden in den letzten Jahren die elektronische Form und die Textform ins Gesetz aufgenommen, um das Geschäftsleben effizienter und flexibler zu machen.

Ausblick: Die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften im Wandel

In Deutschland hat die digitale Transformation nun auch auf der formal-rechtlichen Ebene Fahrt aufgenommen. Einen wichtigen Schritt zum Bürokratieabbau, der die Art und Weise, wie Arbeitsverträge geschlossen werden, nachhaltig verändern könnte, hat die Ampelkoalition aus SPD, Grünen und FDP eingeleitet.

Die aktuelle gesetzliche Neuerung, die im Rahmen des neuesten Entwurfs eines Bürokratieentlastungsgesetzes aus dem März 2024 vorgesehen ist, soll nun die Schriftform durch die Textform ersetzen. Damit wäre der Weg frei für den Abschluss von Arbeitsverträgen per E-Mail. Dieser Vorstoß entspricht dem Ziel der Koalition, unnötige bürokratische Hürden abzubauen und den digitalen Wandel in der Arbeitswelt zu fördern.

Auf Wunsch der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wären Arbeitgebende auch weiterhin verpflichtet, einen schriftlichen Vertragsnachweis zu erbringen.

Die geplante Neuregelung der Arbeitsvertragsform kann das deutsche Recht an die digitale Realität anpassen.

Rechtslage bei befristeten Arbeitsverträgen

Entscheidend für die Wirksamkeit eines befristeten Arbeitsvertrages ist die Einhaltung des Schriftformerfordernisses nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Sollte ein befristeter Arbeitsvertrag nicht dem Schriftformerfordernis entsprechen, wäre er zwar wirksam abgeschlossen, aber nicht befristet. Der Vertrag wäre dann unbefristet. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) genügt ebenfalls, damit der befristete Arbeitsvertrag wirksam wird.

Arbeitsvertrag digital unterschreiben: so geht die technische Umsetzung

Digitale Unterschriften von Verträgen können Sie mit speziellen Cloud-Services wie DocuSign, Adobe Sign, SignNow oder Signaturit erstellen. Diese bieten Nutzer*innen nicht nur die Möglichkeit, Verträge online zu unterzeichnen, sondern gewährleisten auch die Einhaltung von Datenschutzstandards wie der DSGVO.

Hinweis: Nach der aktuellen Rechtslage wäre für Arbeitsverträge zusätzlich immer noch eine Mitteilung des Arbeitgebers in Schriftform, also auf Papier, notwendig.

Nachdem Sie sich für eine e-Signatur-Plattform entschieden haben, können Sie die Unterzeichnung durchführen. Beachten Sie dazu die Dokumentation der jeweiligen Plattform. In etwa wird der Ablauf folgendermassen aussehen:

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<TITLE>1. Hochladen des Arbeitsvertrags
<SLIDE>Der zu unterzeichnende Arbeitsvertrag wird in das System der Signatursoftware eingepflegt.

<TITLE>2. Einrichten des Signaturumlaufs
<SLIDE>in der Software wird ein neuer Signaturumlauf angelegt.

<TITLE>3. Personalisierung des Signaturumlaufs
<SLIDE>

• ‍‍Festlegen der Empfänger*innen, die unterschreiben sollen.
• Bestimme die Reihenfolge, in der der Arbeitsvertrag unterschrieben wird.
• Hinzufügen einer persönlichen Nachricht für die Unterzeichnenden.
• Beifügen von Anhängen, falls erforderlich.
• Auswahl des Signaturstandards, der den rechtlichen Anforderungen entspricht.

<TITLE>4. Start des Signaturumlaufs
<SLIDE>Der Arbeitsvertrag wird zum unterzeichnen freigegeben.

<TITLE>5. Signaturaufforderung
<SLIDE>Die angegebenen Empfänger*innen, in der Regel Bewerber*innen oder Arbeitnehmer*innen, bekommen eine Aufforderung per E-Mail, um den Arbeitsvertrag digital zu unterzeichnen.

<TITLE>6. Digitale Unterzeichnung durch den/die Arbeitnehmer*in
<SLIDE>Der/die Empfänger*in öffnet die Signaturaufforderung, überprüft den Arbeitsvertrag und unterschreibt digital über die Signatursoftware.

<TITLE>7. Zustellung des finalen Arbeitsvertrags
<SLIDE>Nachdem alle erforderlichen Parteien den Vertrag unterschrieben haben, wird das final unterzeichnete Dokument automatisch per E-Mail an Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in gesendet und steht zum Speichern oder zum Drucken bereit.

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Digitaler Arbeitsvertrag: Vor- und Nachteile

Wenn Sie Arbeitsverträge online unterschreiben bringt dies viele Vorteile, aber auch ein paar Nachteile mit sich, die für Unternehmen jeder Größe von Bedeutung sein können.

Vorteile digitaler Unterschriften

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<FRAGE>Beschleunigung des Recruiting-Prozesses
<ANTWORT>Dies ist gerade im Zuge des Fachkräftemangels  entscheidend. Ein digitaler Arbeitsvertrag kann die Time to Hire signifikant reduzieren, teilweise um bis zu 50 %. Schnellere Vertragsabschlüsse ermöglichen es, Bewerber*innen effizienter einzustellen und an das Unternehmen zu binden.

<FRAGE>Kostensenkung in Personalprozessen
<ANTWORT>Sie sparen Papier, Druckkosten und Porto.

<FRAGE>Sicherheit
<ANTWORT>Durch kryptografische Verfahren wird die Authentizität der Unterschrift sichergestellt.

<FRAGE>Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke
<ANTWORT>Eine moderne Unternehmenskultur, die digitale Prozesse nutzt, ist attraktiv für aktuelle und potenzielle Mitarbeiter*innen. Die digitale Transformation verbessert das Image des Unternehmens und fördert Ihre positive Außendarstellung.

<FRAGE>Ermöglichung von Remote Work
<ANTWORT>Arbeitsverträge und andere wichtige Dokumente können jederzeit und überall unterschrieben werden. Die digitale Unterschrift ist ein wesentlicher Baustein für die Schaffung eines Digital Workplace und vermeidet Medienbrüche.

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Nachteile digitaler Unterschriften

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<FRAGE>Technische Herausforderungen
<ANTWORT>Die Implementierung digitaler Unterschriftssysteme kann mit technischen Schwierigkeiten verbunden sein, besonders in Unternehmen mit veralteter IT-Infrastruktur. Falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, schreiben Sie uns gerne an.

<FRAGE>Schulungsbedarf
<ANTWORT>Mitarbeiter*innen müssen in der Nutzung der neuen Technologie geschult werden, was anfängliche Kosten und Aufwand verursacht.

<FRAGE>Datenschutz und Sicherheitsrisiken
<ANTWORT>Mit der Einführung digitaler Prozesse steigen die Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit.

<FRAGE>Rechtliche Unsicherheiten
<ANTWORT>Trotz der Fortschritte können bei der Anwendung digitaler Unterschriften rechtliche Fragen aufkommen, insbesondere wenn es um internationale Verträge geht.

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Digitaler Arbeitsvertrag: Häufig gestellte Fragen (FAQs)

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<FRAGE>Was versteht man unter einem digitalen Arbeitsvertrag?
<ANTWORT>Ein digitaler Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in, die elektronisch erstellt, übermittelt und (ggf.) signiert wird. Dieses Format bietet Flexibilität und Effizienz im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Verträgen und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren.

<FRAGE>Sind digitale Arbeitsverträge in Deutschland rechtsgültig?
<ANTWORT>Ja, digitale Arbeitsverträge sind in Deutschland grundsätzlich rechtsgültig, sofern sie eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) haben und den sonstigen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Verträge mit einer einfachen elektronischen Signatur brauchen derzeit zusätzlich noch eine Meldung nach dem Nachweisgesetz.

<FRAGE>Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur und warum ist sie wichtig?
<ANTWORT>Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine Form der digitalen Unterschrift, die mit einem Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdiensteanbieters verknüpft ist. Sie hat in den meisten Fällen dieselbe rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und ist entscheidend, um die Authentizität und Integrität digitaler Arbeitsverträge zu gewährleisten.

<FRAGE>Welche Vorteile bieten digitale Arbeitsverträge für mittelständische Unternehmen?
<ANTWORT>Digitale Arbeitsverträge bieten zahlreiche Vorteile: Sie beschleunigen den Einstellungsprozess, reduzieren Papierkram, ermöglichen eine sichere und zentrale Speicherung von Dokumenten und verbessern die Nachhaltigkeit des Unternehmens durch den Verzicht auf Papier.

<FRAGE>Wie wird die Vertraulichkeit und Sicherheit von online unterschriebenen Arbeitsverträgen gewährleistet?
‍<ANTWORT>Die Sicherheit und Vertraulichkeit digitaler Arbeitsverträge werden durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und sicheren Übertragungswegen sowie durch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sichergestellt.

<FRAGE>Können digitale Arbeitsverträge nachträglich geändert werden?
‍<ANTWORT>Ja, digitale Arbeitsverträge können geändert werden, jedoch müssen beide Parteien der Vertragsänderung zustimmen und diese durch eine erneute e-Signatur – vorzugsweise wieder mittels qualifizierter elektronischer Signatur – bestätigen. Es ist wichtig, dass jede Vertragsänderung dokumentiert und sicher archiviert wird.

<FRAGE>Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung digitaler Arbeitsverträge beachtet werden?
‍<ANTWORT>Neben der Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur müssen digitale Arbeitsverträge in Deutschland auch spezifische Inhalte enthalten, die im Nachweisgesetz (NachwG) festgelegt sind. Dazu gehören Angaben zur Identität der Vertragsparteien, zur Arbeitsleistung, zum Arbeitsort, zum Beginn des Arbeitsverhältnisses, zur Dauer der Arbeitszeit und zur Vergütung. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist essenziell, um die Rechtsgültigkeit des Vertrages zu gewährleisten.

<FRAGE>Wie kann die Identität der Vertragsparteien bei digitalen Arbeitsverträgen sichergestellt werden?
‍<ANTWORT>Die Identität der Vertragsparteien kann durch den Einsatz von Vertrauensdiensten sichergestellt werden, die eine Identitätsprüfung durchführen. Dies kann beispielsweise über ein Video-Ident-Verfahren oder persönliche Identifikation beim Anbieter der qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen.

<FRAGE>Was passiert, wenn ein/eine Arbeitnehmer*in den digitalen Arbeitsvertrag nicht elektronisch signieren kann oder will?
‍<ANTWORT>In diesem Fall sollte das Unternehmen eine alternative Lösung anbieten, wie beispielsweise die Unterschrift auf einem physischen Dokument. Es ist wichtig, dass die Präferenzen und Möglichkeiten aller Beteiligten berücksichtigt werden, um Diskriminierung zu vermeiden und die Zugänglichkeit zu gewährleisten.

<FRAGE>Wie lange müssen digitale Arbeitsverträge aufbewahrt werden?
‍<ANTWORT>Digitale Arbeitsverträge müssen, wie ihre physischen Gegenstücke, gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist für Arbeitsverträge in der Regel zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

<FRAGE>Können digitale Arbeitsverträge auch für Ausbildungsverhältnisse genutzt werden?
‍<ANTWORT>Ja, digitale Arbeitsverträge können grundsätzlich auch für Ausbildungsverhältnisse genutzt werden, sofern sie den spezifischen Anforderungen des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) entsprechen und beide Parteien der elektronischen Form zustimmen.

<FRAGE>Wie wird mit internationalen Mitarbeitenden und den jeweiligen rechtlichen Anforderungen anderer Länder umgegangen?
<ANTWORT>Bei der Einstellung internationaler Mitarbeitender müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen des jeweiligen Landes berücksichtigt werden. Es ist ratsam, sich rechtlich beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass der digitale Arbeitsvertrag sowohl den deutschen Anforderungen als auch den Vorschriften im Land des/der Mitarbeitenden entspricht.

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Fazit

Digitale Unterschriften stellen eine zukunftsorientierte Lösung dar, die es Unternehmen ermöglicht, Verwaltungsprozesse zu optimieren und gleichzeitig rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Sie sind ein Schlüsselelement der digitalen Transformation im Arbeitsrecht und bieten eine große Chance für Effizienzsteigerung und Modernisierung. Gerne beraten wir Sie bei Bedarf zu Themen wie e-Signaturen oder anderen IT-Themen. Sprechen Sie uns einfach an.

Quellen:

https://www.d-velop.de/blog/compliance/arbeitsvertrag-digital-unterschreiben/

https://rsw.beck.de/aktuell/daily/meldung/detail/digitale-arbeitsvertraege-schriftform-buerokratieentlastiungsgesetz-iv

https://www.twobirds.com/de/insights/2024/germany/ampel-einigt-sich-auf-digitale-arbeitsvertraege

https://www.haufe.de/recht/weitere-rechtsgebiete/wirtschaftsrecht/formwirksamkeit-von-dokumenten-mit-eingescannter-unterschrift_210_577726.html

https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Arbeitsrecht/Bestehende-Arbeitsverh%C3%A4ltnisse-K%C3%BCndigung-und-Sozialversicherung/nachweisgesetz-arbeitsbedingungen/

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