Inhalt
Hintergrund und gesetzliche Grundlagen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz verabschiedet, das am 27. März 2024 verkündet wurde. Sie gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen und folgt der EU-Norm EN 16931, die strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 vorschreibt. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen ermöglichen diese Formate eine automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche, wodurch Fehlerquoten reduziert und Effizienzgewinne erzielt werden sollen.
Ausnahmen von der Pflicht bestehen für:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto,
- Fahrausweise,
- steuerfreie Leistungen nach §4 UStG.
Übergangsfristen und Stufenplan
Die Umsetzung erfolgt gestaffelt:
- Ab Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Kleinunternehmer nach §19 UStG erhalten eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.
- Ab 2028: Vollständige Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzgröße.
Aktueller Stand im Februar 2025
Einführung und technische Umsetzung
Laut einer aktuellen Umfrage können 62 % der Unternehmen E-Rechnungen empfangen, während nur 50 % sie versenden. Die medienbruchfreie Verarbeitung gelingt bisher lediglich 17 % der Betriebe, was auf unvollständig integrierte Systeme hinweist. Große Unternehmen sind hier weiter fortgeschritten, während KMU häufig noch mit der Anpassung ihrer IT-Infrastruktur kämpfen.
Beispielsweise nutzen viele KMU hybride Lösungen wie ZUGFeRD-Rechnungen, die ein PDF mit maschinenlesbarem XML-Anhang kombinieren. Dies ermöglicht einen schrittweisen Übergang, erfordert aber dennoch Investitionen in kompatible Buchhaltungssoftware.
Praktische Herausforderungen
- Technische Integration: Viele KMU verfügten bisher über keine ERP-Systeme, die XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. Die Nachrüstung solcher Systeme verursacht Kosten von durchschnittlich 5.000–15.000 Euro.
- Datenqualität: Die automatische Verarbeitung setzt präzise Stammdaten voraus. Ungenauigkeiten in Adressen oder Steuer-IDs führen zu Rückfragen und Verzögerungen.
- Personalschulungen: 45 % der KMU geben an, dass ihre Mitarbeiter noch nicht ausreichend im Umgang mit E-Rechnungsformaten geschult sind.
Rechtliche und operative Risiken
Compliance-Verstöße und Sanktionen
Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht ignorieren, riskieren Bußgelder von bis zu 15.000 Euro pro Jahr. Besonders kritisch ist die korrekte Archivierung: E-Rechnungen müssen gemäß GoBD revisionssicher gespeichert werden.
Fallstricke bei Ausnahmeregelungen
Die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro birgt Interpretationsspielräume. So muss der gesamte Rechnungsbetrag unter dieser Schwelle liegen, einschließlich Steuern und Versandkosten. Ein Verstoß hiergegen kann trotz Unwissenheit sanktioniert werden.
Strategien für KMU zur erfolgreichen Umsetzung
Schrittweise Migration
Experten empfehlen einen dreistufigen Ansatz:
- Empfangsfähigkeit herstellen: Einrichtung eines dedizierten E-Mail-Postfachs für E-Rechnungen und Nutzung kostenloser Viewer wie dem Quba-Viewer.
- Systemupgrades: Integration von E-Rechnungsmodulen in bestehende Buchhaltungssoftware. Anbieter wie DATEV oder Lexware bieten hierfür KMU-gerechte Lösungen.
- Vollautomatisierung: Anbindung an Finanzportale wie OSCI-Transportnetz oder Peppol für den automatischen Versand.
Nutzung staatlicher Förderungen
Das Bundesministerium für Wirtschaft unterstützt KMU mit Zuschüssen von bis zu 50 % für die Anschaffung kompatibler Software. Anträge sind über die regionale IHK möglich.
Ausblick: Die E-Rechnung als Teil der digitalen Transformation
Bis 2028 soll die E-Rechnungspflicht auf grenzüberschreitende EU-Transaktionen ausgeweitet werden. Langfristig werden Technologien wie KI-gestützte Rechnungsprüfung und Blockchain-basierte Echtheitszertifikate die Prozesse weiter optimieren.
Für KMU bietet die Umstellung trotz initialer Hürden Chancen: Studien prognostizieren Einsparungen von 30–50 % bei den Buchhaltungskosten durch Automatisierung. Unternehmen, die die Transition bis 2026 abschließen, positionieren sich zudem als Vorreiter im digitalen B2B-Handel.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht markiert einen Wendepunkt in der deutschen Unternehmenslandschaft. Im Februar 2025 zeigt sich, dass viele KMU noch in der Lernphase stecken, während Pionierbetriebe bereits Effizienzgewinne realisieren. Entscheidend ist nun die kontinuierliche Anpassung an technische und regulatorische Anforderungen, um Wettbewerbsfähigkeit und Compliance langfristig zu sichern.
Dennis Schwarzer
Dennis ist Gründer und Geschäftsführender Gesellschafter der juunit GmbH. Die Leidenschaft für IT, digitale Technologien und smarte Lösungen für den Arbeitsalltag teilt er mit seinem Geschäftspartner Josip Udovc. Bei neuen Trends wie KI oder kollaborativen Tools wie Microsoft Teams ist er immer vorne mit dabei. Als Vollblutunternehmer ist er vor allem eins: Kundenversteher und Lösungsfinder. Der persönliche Austausch mit den Kundinnen und Kunden ist ihm eine besondere Herzensangelegenheit. Dennis hebt sich durch seinen starken beratenden Ansatz hervor, bei dem er die Prozesse seiner Kundinnen und Kunden versteht und ihnen hilft, eine neue Perspektive einzunehmen. Er ermutigt sie, Dinge nicht weiterhin auf die gleiche Weise zu tun, sondern offen für innovative Ansätze zu sein. Selbst in Bereichen, in denen Veränderungen unumgänglich sind, wie der IT-Sicherheit, bringt er sein Engagement und seine Expertise ein, um den Kundinnen und Kunden von juunit den Weg zu einer optimierten und sichereren Arbeitsumgebung zu ebnen.
