E-Rechnung 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die E-Rechnungspflicht in Deutschland tritt am 1. Januar 2025 in Kraft und betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich.
• E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format wie XML erstellt werden; einfache PDF-Dokumente sind nicht mehr zulässig.
• Unternehmen können bis Ende 2027 Zeit haben, um sich auf die E-Rechnung umzustellen, vorausgesetzt, ihr Vorjahresumsatz liegt unter 800.000 Euro.

Einführung der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland basiert auf mehreren rechtlichen Grundlagen, darunter EU-Richtlinien und nationale Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung. Diese Maßnahmen sind Teil einer umfassenden Strategie zur Digitalisierung und Standardisierung des Rechnungswesens innerhalb der Europäischen Union.

Ein bedeutender Meilenstein in diesem Prozess war die Genehmigung durch den EU-Rat am 25. Juli 2023, die den Weg für die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 ebnete. Diese gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 verabschiedet, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 wird Deutschland einen wichtigen Schritt in Richtung einer standardisierten Abwicklung von Geschäftsprozessen machen, wie sie bereits in anderen EU-Ländern praktiziert wird. Diese Neuerung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung festlegt und somit eine einheitliche Grundlage für den digitalen Rechnungsaustausch sowie die E-Rechnungsverordnung schafft.

Ab dem 1.  Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Dies bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu verwenden. Dies bedeutet, dass alle Unternehmen in Deutschland, die steuerbare Leistungen erbringen, elektronische Rechnungen ausstellen müssen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, den Rechnungsaustausch zu vereinfachen und die Effizienz in der Verwaltung zu erhöhen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten enthält eine elektronische Rechnung strukturierte Daten, die direkt in die Buchhaltungssysteme der Unternehmen eingelesen werden können. Zudem wird eine elektronische Rechnung zunehmend bevorzugt.

Ab 2025 werden Rechnungen im PDF- oder JPG-Format nicht mehr als E-Rechnungen anerkannt und gelten als sonstige Rechnung. Dies bedeutet, dass einfache digitale Formate, die nicht den spezifischen Anforderungen der E-Rechnung entsprechen, nicht mehr für steuerliche Zwecke verwendet werden können. Papierrechnungen und traditionelle digitale Formate werden als sonstige Rechnungen kategorisiert und erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Zudem werden PDFs nicht mehr akzeptiert.

E-Rechnungen müssen bestimmten Formaten entsprechen, um als solche anerkannt zu werden. Diese Formate beinhalten strukturierte elektronische Daten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Beispiele für solche Formate sind XML-basierte Standards wie XRechnung und ZUGFeRD, die speziell entwickelt wurden, um den Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gerecht zu werden.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft hauptsächlich Unternehmen im B2B-Bereich. Das bedeutet, dass alle Unternehmen, die steuerbare Leistungen an andere Unternehmen erbringen, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen müssen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Art der erbrachten Leistungen.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind ab 2027 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Kleinere Unternehmen haben somit eine längere Übergangsfrist, um sich an die neuen Anforderungen anzupassen. Diese Regelung soll sicherstellen, dass auch kleinere Betriebe genügend Zeit haben, die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen.

Auch Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen E-Rechnungen empfangen können. Obwohl sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sind sie verpflichtet, in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies stellt sicher, dass der elektronische Rechnungsaustausch auch für kleinere Unternehmen und Selbstständige reibungslos funktioniert.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und steuerfreie Leistungen. Diese Ausnahmen sollen den administrativen Aufwand für kleine Transaktionen und spezielle Leistungen reduzieren, die nicht dem vollen Umfang der E-Rechnungspflicht unterliegen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für B2B-Umsätze in Deutschland beginnt am 1. Januar 2025. Ab diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Diese Regelung zielt darauf ab, den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren und die Effizienz in der Verwaltung zu erhöhen.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro haben bis Ende 2027 Zeit, um auf E-Rechnungen umzusteigen. Diese Übergangsfrist ermöglicht es kleineren Unternehmen, sich schrittweise an die neuen Anforderungen anzupassen und die notwendigen technischen Systeme zu implementieren. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen.

Technisch müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Dies bedeutet, dass die notwendigen Systeme und Prozesse zur elektronischen Verarbeitung von Rechnungen bereits implementiert sein müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Anforderungen an E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen der Norm EN 16931 entsprechen, um als solche anerkannt zu werden. Dieser Standard definiert die technischen und inhaltlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen und stellt sicher, dass sie für die automatische Verarbeitung geeignet sind. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Dokument, das für die elektronische Verarbeitung erstellt wird und nicht für die manuelle Sichtprüfung gedacht ist.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XML erstellt und übermittelt werden. Einfache PDF-Dokumente werden nicht mehr akzeptiert und gelten nicht als E-Rechnungen. Beispiele für solche Formate sind XRechnung, ein Standard, der die technische Struktur von Rechnungsinformationen in einer XML-Datei definiert, und müssen in elektronischen Format ausgestellt übermittelt werden. Zudem sind XML-Dateien ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses.

Das ZUGFeRD-Datenformat kombiniert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format mit einer PDF-Datei für die visuelle Darstellung. Dies ermöglicht eine detaillierte Hierarchisierung von Rechnungspositionen und erfüllt die Anforderungen an die steuerliche Erfassung und den Umsatzsteuerausweis, die für den Vorsteuerabzug notwendig sind.

Die E-Rechnung ermöglicht eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche, was die Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltungsprozesse erheblich verbessert. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern minimiert auch die Fehlerquote bei der Rechnungsbearbeitung.

Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen

Die Übermittlung von E-Rechnungen kann auf verschiedene Weise erfolgen, darunter per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder durch zentrale Speicherorte innerhalb eines Unternehmens. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, die Methode zu wählen, die am besten zu ihren Geschäftsprozessen passt.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, wobei einfache PDF-Dokumente nicht mehr gelten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die technischen Voraussetzungen schaffen, um elektronischer Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein einfaches E-Mail-Postfach kann bereits ausreichend sein, um den Empfang von E-Rechnungen zu ermöglichen.

Der Empfang oder die Übermittlung von E-Rechnungen ist rechtlich flexibel und kann zwischen den Vertragsparteien individuell vereinbart werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsbeziehungen an die neuen gesetzlichen Anforderungen anzupassen und gleichzeitig ihre individuellen Bedürfnisse Einwilligung übermittelt und empfangen ausgestellt übermittelt und empfangen zu berücksichtigen.

Vorteile der E-Rechnung

Die E-Rechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine signifikante Kostenreduktion und Prozessoptimierung. Durch den Wegfall von Papierrechnungen und die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen ihre Betriebskosten erheblich senken.

Zudem profitieren Unternehmen von einer schnelleren Rechnungserstellung und einem verringerten Papierverbrauch. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Verwaltung, sondern trägt auch zur Nachhaltigkeit bei, indem der ökologische Fußabdruck des Unternehmens reduziert wird.

Ein weiterer Vorteil der E-Rechnung ist die Fehlervermeidung durch die automatische Verarbeitung. Die elektronische Eingabe, Zuordnung, Prüfung, Verbuchung und Zahlungsanweisung erfolgen medienbruchfrei, was die elektronische Verarbeitung ermöglicht und die Effizienz steigert.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt nicht für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Diese Unternehmen müssen jedoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, auch wenn sie selbst keine ausstellen müssen.

Rechnungen, die Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro darstellen, können weiterhin in herkömmlicher Form, wie Papier, ausgestellt werden. Auch Leistungen, die steuerfrei sind, unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht und können in anderen Formaten, wie einer PDF-Rechnung, ausgestellt werden.

Umsätze, die an private Endverbraucher gerichtet sind, sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Vorsteuerabzug nur mit E-Rechnung

Für den Vorsteuerabzug ist es erforderlich, dass nur E-Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Eine ordnungsgemäße E-Rechnung ist notwendig, um einen Vorsteuerabzug zu tätigen. Dies bedeutet, dass Rechnungen im E-Rechnungsformat vorliegen müssen, um für den Vorsteuerabzug anerkannt zu werden.

Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, um steuerliche Vorteile nutzen zu können.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die gesetzliche Aufbewahrungsdauer für E-Rechnungen beträgt in Deutschland zehn Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Diese Frist wird jedoch ab 2025 auf acht Jahre verkürzt, um die Bürokratie für Unternehmen zu reduzieren.

Archivierungssysteme für E-Rechnungen müssen bestimmte rechtliche Standards erfüllen, wie die GoBD, um die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung zu gewährleisten. E-Rechnungen müssen elektronisch und in unveränderlicher Form archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

Die Archivierung von E-Rechnungen muss revisionssicher erfolgen, was bedeutet, dass die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Daten gewährleistet sein müssen. Der Aufbewahrungsort für E-Rechnungen und der Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes muss nicht zwingend im Inland sein, solange sie im EU-Raum jederzeit online zugänglich sind.

Für die elektronische Verarbeitung von E-Rechnungen sind Unternehmen nicht verpflichtet, darüber hinausgehende Schritte zu unternehmen, als die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung.

Unterstützung bei der Umstellung

Unternehmen können bei der Umstellung auf die E-Rechnung Unterstützung von verschiedenen Stellen erhalten. Es empfiehlt sich, die Steuerberaterin oder den Steuerberater zu konsultieren, um spezifische Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung zu erhalten.

Die Handwerkskammern bieten Online-Seminare an, um Betrieben bei der Einführung der E-Rechnung zu helfen. Diese Website kann wertvolle Informationen und praktische Hilfe bei der Umstellung bieten.

Marktübersicht: Softwarelösungen für E-Rechnungen

Eine Vielzahl von Softwareanbietern bietet Lösungen zur Erstellung, Verwaltung und Buchhaltung von E-Rechnungen an. Diese Lösungen richten sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen.

Beispielsweise bietet die Software „Accountable" eine digitale Lösung für Selbstständige und kleine Unternehmen zur Erstellung von E-Rechnungen. Weitere Anbieter wie DATEV und kiwitendo bieten auch kostenfreie Lösungen zur Unterstützung bei E-Rechnungen an.

Das Bundeswirtschaftsministerium stellt Informationen über öffentliche Fördermittel für die Anschaffung von Software zur E-Rechnung bereit. Diese Fördermittel können Unternehmen dabei helfen, die notwendigen Investitionen für die Umstellung auf E-Rechnungen zu tätigen, insbesondere für öffentliche Auftraggeber des Bundes.

Gutschriften und Korrekturen von E-Rechnungen

Gutschriften sind weiterhin zulässig unter der E-Rechnungspflicht, sofern sie vorher vereinbart wurden. Bei einer Minderung des Entgelts muss ein eindeutiger Verweis auf den Vertrag in der E-Rechnung stehen.

Anzahlungen müssen in der Schlussrechnung abgezogen werden und können bis 2027 in einem unstrukturierten Anhang dargestellt werden. Eine Rechnungsberichtigung kann vor dem 01.01.2025 und innerhalb des Übergangszeitraums bis 31.12.2027 ohne E-Rechnung erfolgen.

Die Berichtigung einer E-Rechnung muss in der vorgeschriebenen Form mit den gleichen Anforderungen wie in § 14 UStG erfolgen. Ein klarer Bezug auf die ursprüngliche Rechnung ist dabei unerlässlich.

E-Rechnungen im internationalen Kontext

Die Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung variiert erheblich zwischen den Ländern, wobei über 70 Nationen spezifische Regelungen etabliert haben. Diese Unterschiede können die Integration und den internationalen Rechnungsaustausch komplex gestalten.

Das Peppol-Netzwerk ermöglicht den internationalen Austausch von elektronischen Rechnungen und Beschaffungsdokumenten über ein einheitliches System. Dies erleichtert den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch und fördert die Interoperabilität zwischen verschiedenen Ländern.

Länder wie Mexiko, Brasilien und Italien haben bereits Continuous Transaction Controls (CTC)-Anforderungen, die eine direkte Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden erfordern. Diese Maßnahmen verbessern die Effizienz bei der Steuererhebung und die Kontrolle von Rechnungen.

Die Harmonisierung von E-Invoicing-Standards zwischen Ländern ist oft unzureichend, was für multinational tätige Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Unternehmen müssen daher verschiedene internationale Standards berücksichtigen, was die Komplexität der Integration erhöht.

Zusammenfassung

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 bringt weitreichende Veränderungen und Vorteile für Unternehmen in Deutschland mit sich. Von der rechtlichen Grundlage über die technischen Anforderungen bis hin zu den praktischen Vorteilen, bietet die E-Rechnung zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Kostensenkung.

Unternehmen sollten diese Chance nutzen, um ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zukunftssicher zu gestalten. Mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung können Sie die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich meistern und von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital – seien Sie bereit!

Häufig gestellte Fragen

<FAQ>

<FRAGE>

Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

<ANTWORT>

Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 Pflicht, sowohl für den Empfang als auch für die Verarbeitung. Ab 2028 gilt diese Pflicht auch für die Ausstellung der E-Rechnungen.

<FRAGE>

Was bedeutet E-Rechnung ab 2025?

<ANTWORT>

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnung) zu versenden und zu empfangen. Diese gesetzliche Regelung zielt auf eine Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr ab und umfasst Übergangsregelungen bis 2027.

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