Inhalt
Das Wichtigste auf einen Blick
- Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails unter Einhaltung der GoBD zu archivieren; dabei müssen Datenschutzanforderungen berücksichtigt und nicht benötigte personenbezogene Daten gelöscht werden.
- Die Auswahl einer E-Mail-Archivierungslösung erfordert eine gründliche Analyse. Die Software sollte eine revisionssichere Speicherung bieten, die mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens kompatibel ist.
- Effiziente E-Mail-Archivierung vermeidet gängige Fehler wie das Verlassen auf einfache Backups und erfordert eine gründliche Schulung der Mitarbeiter*innen, korrekte Datensicherung und ein klares Löschkonzept zur Einhaltung des Datenschutzes.
Rechtliche Grundlagen der E-Mail-Archivierung
Die E-Mail-Archivierung ist für jedes Unternehmen in Deutschland Pflicht. Es gibt kein einheitliches Gesetz dazu sondern richtet sich nach diesen drei rechtlichen Grundlagen:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Abgabenordnung (AO)
- Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD)
Demnach müssen Unternehmen ihre elektronischen Daten und Dokumente, einschließlich E-Mails und dazugehöriger Dateianhänge, sicher und nachvollziehbar sichern. Die Geschäftsführung trägt hierbei eine enorme Verantwortung, denn bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Sanktionen.
Verpflichtung zur Archivierung: Wer ist betroffen?
Wer muss nun tatsächlich E-Mails archivieren? Die Antwort ist weitreichend: Jedes Unternehmen in Deutschland ist grundsätzlich zur Archivierung seiner geschäftsrelevanten E-Mails verpflichtet. Doch es gibt auch Ausnahmen: Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von dieser Pflicht befreit.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Handels- oder Geschäftsbriefe, die Geschäftsvorgänge betreffen, wie Aufträge, Rechnungen und Verträge, müssen archiviert werden. Das gleiche gilt für E-Mails, die für das Geschäftsjahr oder potenzielle Rechtsstreitigkeiten von Bedeutung sind.
Doch nicht jede E-Mail bedarf der Archivierung: Werbemails, Newsletter und Spam-Mails zählen nicht dazu und können somit Ressourcen schonen, wenn sie korrekt identifiziert und nicht archiviert werden.
Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Archivierung
Die Aufbewahrung von E-Mails ist zeitlich begrenzt. Geschäftsrelevante E-Mails müssen für einen Zeitraum von 6 bis 10 Jahren archiviert werden, wobei die Fristen je nach Inhalt variieren. Auch die revisionssichere Archivierung unterliegt strikten Anforderungen: E-Mails müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderlich aufbewahrt werden, um die Integrität der Daten zu wahren. Die GoBD setzt hierbei den Maßstab für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung.
Datenschutz und E-Mail-Archivierung
Die Pflicht zur Archivierung und der Datenschutz stehen sich entgegen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene E-Mail-Daten, die nicht mehr benötigt werden, fachgerecht gelöscht werden. Es ist ratsam, die private Nutzung von Geschäftsemailkonten zu vermeiden, um Datenschutzkonflikte zu umgehen.
Zudem bieten zertifizierte SaaS Data Protection-Lösungen Unterstützung, um die E-Mail-Archivierung datenschutzkonform zu gestalten.
Implementierung einer effizienten E-Mail-Archivierungsstrategie
Die Implementierung einer E-Mail-Archivierungslösung gehört zu einem IT-Sicherheitskonzept dazu. Von der Auswahl der passenden Archivierungssoftware bis hin zur Schulung der Mitarbeiter*innen: Jeder Schritt muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverluste zu vermeiden und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Testläufe der Archivierungslösung sind unerlässlich, um die Funktionsfähigkeit und Integrität der archivierten E-Mails sicherzustellen.
Doch nicht nur die technische Seite ist von Bedeutung – auch organisatorische Maßnahmen, wie die Erstellung eines Berechtigungskonzepts, sind notwendig, um den Zugriff auf archivierte E-Mails zu regulieren.
Falls Sie Hilfe bei der Entwicklung einer Strategie und Einrichtung einer Backup Software benötigen, sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen Ihnen gerne.
Welches Programm zur E-Mail-Archivierung?
Auswahl der richtigen E-Mail Backup-Software
Ihre E-Mail-Archivierungssoftware sollten Sie auf einer gründlichen Analyse der eigenen Anforderungen basierend auswählen. Es gilt, ein Tool zu finden, das nicht nur mit großen Datenmengen umgehen kann, sondern auch revisionssicher ist und dabei ein ausgewogenes Verhältnis von Kosten und Nutzen bietet.
Tools zur E-Mail-Archivierung
Unternehmen haben die Qual der Wahl, wenn es um die passenden Tools für die E-Mail-Archivierung geht. Von lokalen Backup-Geräten wie USB-Laufwerken und Netzwerkspeichern bis hin zu Cloud-Diensten gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, um E-Mails sicher zu speichern. Während lokale Lösungen oft schneller und kostengünstiger sind, erfordern sie auch eigene Sicherheitsmaßnahmen für die Speicherung, um sie beispielsweise vor Ransomware-Angriffen zu schützen.
Umfassende Backup-Lösungen wie Backup Exec, Veeam und Commvault bieten eine breite Abdeckung.
<SLIDER>
<TITLE>Mailstore Server
<SLIDE>Ein intuitives und leicht zugängliches Tool, um jederzeit auf E-Mails zugreifen zu können und eine effiziente E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten.
<TITLE>Securepoint Unified Mail Archive
<SLIDE>Hohe Sicherheit durch Verschlüsselung, einfache Verwaltung.
<TITLE>Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange
<SLIDE>Optimierte Speicherung durch automatisierte Archivierung, vereinfachtes Compliance-Management. Sehr gut geignet, wenn Sie sowieso mit Microsoft 365 arbeiten.
<TITLE>Benno Mailarchiv
<SLIDE>Flexible und kostengünstige Lösung für KMUs. Benno Mailarchiv zeichnet sich durch seine Integration in verschiedene IT-Umgebungen, einschließlich E-Mail-Client, E-Mail-Programm und pop3-Server, aus.
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Lokale Software-Lösungen vs. Cloud-Dienste
Die Entscheidung zwischen lokalen Software-Lösungen und Cloud-Services hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Während lokale Lösungen volle Kontrolle über die Daten bieten und unabhängig von externen Dienstleistern sind, ermöglichen Cloud-Dienste eine hohe Verfügbarkeit und basieren auf einem Abonnementmodell.
Die Geschwindigkeit der Datensicherung und -wiederherstellung kann bei lokalen Lösungen einen Vorteil darstellen, da sie in erster Linie von der Netzwerkverbindung und nicht von der Internetgeschwindigkeit abhängig sind. Lokale Backup-Software wie CodeTwo Backup für Office 365 und Exchange, die auch Windows 11 unterstützt, bietet zusätzlich Sicherheitsmerkmale wie Verschlüsselung und Passwortschutz.
Häufige Fehler bei der E-Mail-Archivierung vermeiden
Die Archivierung von E-Mails kann mit zahlreichen Fallstricken verbunden sein. Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass einfache E-Mail-Backups den gesetzlichen Anforderungen genügen – dies ist jedoch nicht der Fall. Auch die Archivierung in Ordnern innerhalb des E-Mail-Clients oder auf Servern bietet nicht die notwendige Revisionssicherheit.
Die Schulung von Mitarbeitenden und die Anpassung des organisatorischen Umfelds sind daher von großer Bedeutung, um den korrekten Umgang mit der Archivierungslösung sicherzustellen. Ein klar definiertes Löschkonzept ist ebenfalls unerlässlich für den Datenschutz und eine gezielte Archivierungsbegrenzung.
Fazit: Rechtssicherheit und Effizienz vereinen
Die E-Mail-Archivierung ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung und muss unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben und Datenschutzanforderungen durchgeführt werden. Mit einer geeigneten Archivierungslösung, einem durchdachten Konzept und der Einhaltung der oben genannten Punkte können Unternehmen ihre E-Mails sicher, effizient und revisionssicher archivieren und so den Schutz vor Datenverlusten und rechtlichen Konsequenzen gewährleisten.
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FAQ E-Mail-Archivierung
In diesem Abschnitt beantworten wir die häufigsten Fragen zur E-Mail-Archivierung:
<FAQ>
<FRAGE>
Welche Mails müssen revisionssicher archiviert werden?
<ANTWORT>Alle E-Mails, die einem Geschäfts-/Handelsbrief entsprechen oder für die Besteuerung relevant sind, müssen revisionssicher archiviert werden. Dies beinhaltet auch E-Mails mit Dateianhängen.
<FRAGE>
Was bringt es, Mails zu archivieren?
<ANTWORT>Das Archivieren von E-Mails dient in erster Linie der Dokumentation und Sicherheit. Im Bedarfsfall können wichtige Daten wiederhergestellt werden, um keinen Verlust zu riskieren.
<FRAGE>
Wer ist zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
<ANTWORT>Alle Unternehmen und Gewerbetreibende in Deutschland sind zur E-Mail-Archivierung verpflichtet, während Freiberufler und Kleingewerbetreibende eine Ausnahme bilden.
<FRAGE>
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die E-Mail-Archivierung?
<ANTWORT>Die rechtlichen Grundlagen für die E-Mail-Archivierung basieren unter anderem auf dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Daher ist es wichtig, diese Vorschriften bei der Archivierung von E-Mails zu beachten.
<FRAGE>
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die E-Mail-Archivierung?
<ANTWORT>E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden, während Handels- und Geschäftsbriefe für 6 Jahre archiviert werden müssen.
</FAQ>
Quellen und weiterführende Informationen
https://www.e-recht24.de/datenschutz/7197-e-mail-aufbewahrungspflicht-dsgvo.html
Dennis Schwarzer
Dennis ist Gründer und Geschäftsführender Gesellschafter der juunit GmbH. Die Leidenschaft für IT, digitale Technologien und smarte Lösungen für den Arbeitsalltag teilt er mit seinem Geschäftspartner Josip Udovc. Bei neuen Trends wie KI oder kollaborativen Tools wie Microsoft Teams ist er immer vorne mit dabei. Als Vollblutunternehmer ist er vor allem eins: Kundenversteher und Lösungsfinder. Der persönliche Austausch mit den Kundinnen und Kunden ist ihm eine besondere Herzensangelegenheit. Dennis hebt sich durch seinen starken beratenden Ansatz hervor, bei dem er die Prozesse seiner Kundinnen und Kunden versteht und ihnen hilft, eine neue Perspektive einzunehmen. Er ermutigt sie, Dinge nicht weiterhin auf die gleiche Weise zu tun, sondern offen für innovative Ansätze zu sein. Selbst in Bereichen, in denen Veränderungen unumgänglich sind, wie der IT-Sicherheit, bringt er sein Engagement und seine Expertise ein, um den Kundinnen und Kunden von juunit den Weg zu einer optimierten und sichereren Arbeitsumgebung zu ebnen.
