Rechtliche und regulatorische Änderungen im Bereich Digitalisierung für Unternehmen 2025: Das müssen Sie jetzt wissen

Die E-Rechnungspflicht: Digitale Transformation der Finanzprozesse

Seit dem 1. Januar 2025 ist es für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Dies betrifft Unternehmen jeder Größe – von kleinen Dienstleistern bis hin zu großen Konzernen. Papierrechnungen und einfache PDFs reichen langfristig nicht mehr aus, da die neuen Vorgaben eine maschinenlesbare Verarbeitung erfordern.

Was bedeutet das konkret?

• Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen: Unternehmen müssen Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder X-Rechnung akzeptieren können.
• Anpassung der Buchhaltungssysteme: Viele Unternehmen müssen ihre Software und Prozesse überarbeiten, um die neuen Standards zu erfüllen.
• Schulung der Mitarbeitenden: Die Einführung digitaler Rechnungsprozesse erfordert entsprechendes Know-how im Rechnungswesen.

Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen

Während die Empfangspflicht bereits seit Januar 2025 gilt, erfolgt die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gestaffelt:

• Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2028: Die Pflicht zur digitalen Rechnungserstellung gilt für alle B2B-Unternehmen.
• Kleinunternehmer (§19 UStG) sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber dennoch E-Rechnungen empfangen können.

Welche Auswirkungen hat die E-Rechnung auf Ihr Unternehmen?

Die Umstellung auf digitale Rechnungen bedeutet nicht nur eine technische Anpassung, sondern auch eine Veränderung von Prozessen und Compliance-Anforderungen:

• Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen müssen acht Jahre lang in unveränderbarer Form gespeichert werden. (Hinweis: Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde zum 01.01.2025 die Aufbewahrungsfrist bestimmter Buchungsbelege, u.a. Rechnungen, von 10 auf 8 Jahre herabgesetzt.
• Automatisierungspotenzial: Unternehmen können durch den Einsatz von automatischen Rechnungsworkflows Prozesse effizienter gestalten und Kosten senken.
• EU-weite Harmonisierung: Wer international tätig ist, muss sich mit den unterschiedlichen Rechnungsstandards in der EU befassen – EN 16931 dient als gemeinsame Basis.

Warum sollten Unternehmen jetzt handeln?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine Chance zur Digitalisierung. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren von:

• Schnelleren Zahlungsprozessen
• Reduzierten Fehlerquoten
• Niedrigeren Verwaltungskosten
• Besseren Einblicken in Finanzströme

Unser Tipp: Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Buchhaltungssoftware bereits E-Rechnungen verarbeiten kann oder ob Sie Anpassungen vornehmen müssen. Wer hier zu spät reagiert, riskiert Rechtsverstöße und ineffiziente Abläufe.

Regulierung künstlicher Intelligenz: Der EU AI Act tritt in Kraft

Mit dem EU AI Act, der schrittweise seit Februar 2025 in Kraft tritt, setzt die Europäische Union erstmals verbindliche Regeln für den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen. Ziel ist es, transparente, sichere und diskriminierungsfreie KI-Systeme zu fördern. Die Verordnung teilt KI-Anwendungen in verschiedene Risikoklassen ein und legt fest, welche Systeme erlaubt, eingeschränkt oder verboten sind.

Was ist ab 2025 verboten?

Einige KI-Anwendungen gelten als inakzeptabel und sind vollständig untersagt:

• Social-Scoring-Systeme nach dem Vorbild Chinas, die Menschen anhand ihres Verhaltens bewerten.
• Biometrische Echtzeit-Überwachung in öffentlichen Räumen ohne richterliche Anordnung.
• Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder in Bildungseinrichtungen, sofern sie keine nachweisbare Notwendigkeit haben.

Hochrisiko-KI: Strenge Dokumentationspflichten

KI-Anwendungen, die wesentliche Entscheidungen beeinflussen – etwa in den Bereichen Personalwesen, Kreditvergabe oder Medizin – gelten als hochrisikobehaftet. Diese Systeme dürfen zwar weiterhin genutzt werden, unterliegen jedoch umfangreichen Regulierungs- und Transparenzpflichten:

• Nachweis der Fairness: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die KI keine diskriminierenden Entscheidungen trifft.
• Detaillierte Dokumentation: Dazu gehören Trainingsdaten, Risikobewertungen und Audit-Protokolle.
• Regelmäßige Prüfungen und Zertifizierungen: Je nach Anwendungsbereich sind unabhängige Kontrollen vorgeschrieben.

Besonders betroffen sind Unternehmen, die KI für Bewerbungsprozesse oder Kundenanalysen nutzen. Hier müssen neue Prozesse implementiert werden, um den Anforderungen des AI Act gerecht zu werden.

Generative KI: Transparenz und Kennzeichnungspflicht

Unternehmen, die generative KI wie Chatbots oder KI-gestützte Content-Erstellung nutzen, müssen ab August 2025 sicherstellen, dass:

• KI-generierte Inhalte klar gekennzeichnet sind (z. B. durch Wasserzeichen oder Metadaten)
• Deepfake-Erkennungssysteme vorhanden sind, um Missbrauch zu verhindern.
• Nutzer transparente Informationen darüber erhalten, wie die KI trainiert wurde und welche Einschränkungen sie hat.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

• Überprüfen Sie, ob Ihre KI-Systeme unter die neuen Regelungen fallen.
• Erstellen Sie Dokumentationsrichtlinien für Ihre KI-Anwendungen.
• Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit KI-Systemen und deren Risiken.
• Setzen Sie Maßnahmen zur KI-Transparenz um, falls Ihr Unternehmen generative KI nutzt.

Der EU AI Act macht deutlich, dass die Zeit der unregulierten KI vorbei ist. Unternehmen, die KI bereits einsetzen oder in Zukunft nutzen möchten, sollten sich jetzt auf die neuen Pflichten vorbereiten, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Cybersicherheit 2025: Die NIS-2-Richtlinie und der Cyber Resilience Act

Mit der Umsetzung der NIS-2-Richtlinie und dem Cyber Resilience Act (CRA) ab März bzw. Juli 2025 verschärft die EU die Sicherheitsanforderungen für Unternehmen erheblich. Ziel ist es, kritische Infrastrukturen und mittelständische Unternehmen besser vor Cyberangriffen zu schützen.

Erweiterter Anwendungsbereich der NIS-2-Richtlinie

Während sich die bisherige NIS-1-Richtlinie nur auf Betreiber kritischer Infrastrukturen (z. B. Energie, Gesundheitswesen) bezog, umfasst NIS-2 nun auch mittelständische Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden oder einem Jahresumsatz über 10 Millionen Euro. Betroffen sind unter anderem:

• IT-Dienstleister und Cloud-Anbieter
• Finanz- und Versicherungsunternehmen
• Gesundheitswesen und Pharmazie
• Transport- und Logistikbranche
• Lebensmittelproduktion und Wasserversorgung

Neue Sicherheitsanforderungen ab 2025

Unternehmen, die unter die NIS-2-Regelung fallen, müssen:

• Ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) implementieren, das kontinuierliche Risikobewertungen umfasst.
• Regelmäßige Penetrationstests durchführen, um Schwachstellen zu identifizieren.
• Sicherheitsvorfälle innerhalb von 24 Stunden melden – andernfalls drohen hohe Strafen.
• Verpflichtende Schulungen für IT- und Nicht-IT-Personal durchführen, um die Sensibilisierung für Cyberbedrohungen zu erhöhen.
• Unangekündigte Vor-Ort-Prüfungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) akzeptieren.

Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, die bis zu 2 % des Jahresumsatzes betragen können.

Cyber Resilience Act (CRA): Sicherheitsstandards für digitale Produkte

Zusätzlich zur NIS-2-Richtlinie tritt im Juli 2025 der Cyber Resilience Act (CRA) in Kraft. Dieser verpflichtet Hersteller digitaler Produkte dazu, Mindeststandards für IT-Sicherheit zu erfüllen. Das betrifft unter anderem:

• IoT-Geräte und Smart-Home-Systeme
• Softwareprodukte und Betriebssysteme
• Industrielle Steuerungssysteme

Wichtige Vorgaben:

• Hersteller müssen Sicherheitsupdates für mindestens 5 Jahre nach Verkaufsende bereitstellen.
• Die CE-Kennzeichnung wird um Cybersecurity-Standards erweitert.
• Schwachstellen müssen innerhalb von 24 Stunden nach Entdeckung gemeldet werden.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

• Überprüfen Sie, ob Ihr Unternehmen unter die NIS-2-Richtlinie fällt.
• Implementieren Sie ein IT-Sicherheitskonzept mit klaren Prozessen zur Risikominimierung.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme regelmäßige Updates erhalten und sicherheitsgeprüft sind.
• Falls Sie digitale Produkte herstellen, passen Sie diese an die neuen Sicherheitsanforderungen an.

Mit NIS-2 und dem Cyber Resilience Act setzt die EU ein klares Zeichen: Cybersicherheit ist nicht mehr optional, sondern eine unternehmerische Pflicht. Wer frühzeitig auf die neuen Anforderungen reagiert, schützt nicht nur sein Unternehmen vor Angriffen, sondern vermeidet auch hohe Strafen.

Barrierefreiheit im digitalen Raum: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ab Juni 2025

Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) setzt die EU einen neuen Standard für digitale Zugänglichkeit. Ab Juni 2025 sind Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitenden oder einem Jahresumsatz über zwei Millionen Euro verpflichtet, ihre digitalen Angebote barrierefrei zu gestalten.

Wer ist betroffen?

Unter die Regelung fallen alle Unternehmen, die digitale Dienstleistungen oder Produkte anbieten, insbesondere:

• Websites und Onlineshops
• Mobile Apps
• Softwarelösungen und digitale Plattformen
• Selbstbedienungsterminals (z. B. Ticketautomaten, Check-in-Systeme)

Technische Standards und Anforderungen

Das BFSG orientiert sich an den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 auf AA-Niveau. Konkret bedeutet das:

• Texte müssen für Screenreader zugänglich sein (Alternativtexte für Bilder, strukturierte Überschriften, Vorlesefunktion).
• Kontraste und Schriftgrößen müssen barrierefrei sein, um Sehbehinderten eine gute Lesbarkeit zu ermöglichen.
• Interaktive Elemente (Buttons, Formulare, Navigation) müssen ohne Maus nutzbar sein, z. B. durch Tastatursteuerung.
• Videos und Audioinhalte müssen Untertitel oder Transkriptionen enthalten.

Übergangsfristen und Ausnahmen

• Für bestehende digitale Angebote gilt eine Übergangsfrist bis Juni 2026 – neu entwickelte Systeme müssen aber sofort barrierefrei sein.
• Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden sind von der Regelung ausgenommen, sofern sie keine physischen Produkte verkaufen.

Warum ist digitale Barrierefreiheit wichtig?

Neben der rechtlichen Verpflichtung bringt Barrierefreiheit auch geschäftliche Vorteile:

• Erweiterte Zielgruppen: Menschen mit Seh- oder Hörbehinderungen machen eine große potenzielle Kundengruppe aus.
• Verbesserte Nutzerfreundlichkeit: Barrierefreie Websites sind oft intuitiver und einfacher zu bedienen – ein Vorteil für alle Kunden.
• SEO-Vorteile: Suchmaschinen bevorzugen gut strukturierte, barrierefreie Inhalte.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

• Überprüfen Sie Ihre Website, Apps und digitalen Dienste auf Barrierefreiheit.
• Nutzen Sie automatische Tests wie den BITV-Test und ergänzen Sie diese durch manuelle Prüfungen.
• Integrieren Sie Accessibility-Richtlinien in Ihren Entwicklungsprozess.
  Schulen Sie Ihre Webentwickler*innen und UX-Designer*innen in den WCAG 2.1-Standards.

Das BFSG macht digitale Barrierefreiheit zur Pflicht. Unternehmen, die sich frühzeitig anpassen, vermeiden nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern steigern auch ihre Reichweite und Nutzerfreundlichkeit.

Digitalisierung der Arbeitswelt: Neue Regelungen für Arbeitsverträge und Betriebsprüfungen ab 2025

Das Jahr 2025 bringt bedeutende Änderungen in der Arbeitswelt mit sich. Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz wird die digitale Verwaltung von Arbeitsverträgen und Betriebsprüfungen vereinfacht. Unternehmen können damit effizienter arbeiten, aber auch neue Compliance-Anforderungen erfüllen.

Digitale Arbeitsverträge: Schriftform wird durch Textform ersetzt

Seit Januar 2025 ist es möglich, Arbeitsverträge in digitaler Form abzuschließen. Das bedeutet:

• E-Mails mit PDF-Anhängen oder digitale Signaturen reichen aus, um einen Vertrag abzuschließen.
• Arbeitgeber*innen müssen keinen Papiervertrag mehr ausdrucken, wenn der Arbeitnehmer der digitalen Form zustimmt.
• Digitale Dokumente müssen dauerhaft speicherbar und ausdruckbar sein.

Ausnahmen:
Befristete Arbeitsverträge, Wettbewerbsverbote oder Verträge in sensiblen Branchen (z. B. Baugewerbe) müssen weiterhin in Schriftform erfolgen.

Vorteil für Unternehmen: Digitale Verträge reduzieren Verwaltungsaufwand und Kosten, da der gesamte Prozess von der Vertragserstellung bis zur Archivierung automatisiert werden kann.

Elektronische Betriebsprüfung: Neue Anforderungen für Unternehmen

Ab 2025 werden Betriebsprüfungen zunehmend digitalisiert. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Finanzbuchhaltung direkt elektronisch übermitteln müssen:

• Automatisierte Prüfungen über Schnittstellen zur Finanzverwaltung (euBP – elektronisch unterstützte Betriebsprüfung).
• Übermittlung von Bilanzdaten, Kontenbewegungen und Buchungsbelegen in Echtzeit
• Standardisierte Austauschformate wie XBRL werden Pflicht.

Zusätzlich wird die elektronische Rentenübersicht eingeführt:

• Arbeitgeber*innen müssen betriebliche Altersvorsorge-Daten digital mit der Rentenversicherung verknüpfen.
• Mitarbeitende können ihre Rentenansprüche in einem zentralen Online-Portal einsehen.

Was bedeutet das für Unternehmen?

• Falls Ihr Unternehmen noch keine digitale Buchhaltungssoftware nutzt, ist es jetzt höchste Zeit für eine Umstellung.
• HR- und Finanzabteilungen müssen sich auf neue Prüfverfahren einstellen – insbesondere auf die Anbindung an digitale Behördenportale.

Nachhaltigkeitsberichterstattung: ESG-Compliance wird zur Pflicht

Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) sind Unternehmen ab 2025 erstmals verpflichtet, detaillierte Nachhaltigkeitsberichte zu veröffentlichen.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung gilt für:

• Unternehmen mit über 250 Mitarbeitenden
• Jahresumsatz über 40 Millionen Euro oder Bilanzsumme über 20 Millionen Euro

Welche ESG-Daten müssen erfasst werden?

• CO₂-Emissionen über die gesamte Lieferkette hinweg
• Risikobewertung zu Umweltauswirkungen und sozialen Aspekten
• Diversitätskennzahlen und Unternehmensethik

Technologische Umsetzung: Digitalisierung als Lösung

• Sensorik und KI-gestützte Analysen helfen, CO₂-Emissionen und Energieverbrauch automatisiert zu erfassen.
• Blockchain-Technologie für Lieferketten sorgt für nachvollziehbare ESG-Daten.
• Softwarelösungen für Nachhaltigkeits-Reporting erleichtern die Einhaltung der neuen Vorgaben.

Fazit: Unternehmen, die jetzt in digitale Lösungen für Reporting und Compliance investieren, haben einen klaren Vorteil.

Echtzeitüberweisungen und digitaler Zahlungsverkehr: Was ändert sich für Unternehmen?

Ab Januar 2025 müssen Banken in der EU Echtzeitüberweisungen kostenlos anbieten. Das verändert den Zahlungsverkehr grundlegend:

• SEPA Instant Payment wird Standard – Überweisungen müssen innerhalb von 10 Sekunden abgeschlossen sein.
• Unternehmen können ihre Liquidität optimieren, indem sie Zahlungseingänge in Echtzeit verarbeiten.
• Erhöhte Betrugsrisiken: Cyberkriminelle könnten schnelle Überweisungen für Betrugsmaschen nutzen, weshalb stärkere Sicherheitsmechanismen erforderlich sind.

Tipp für Unternehmen:

• Überprüfen Sie, ob Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem SEPA Instant Payment unterstützt.
• Implementieren Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, um sich vor Betrug zu schützen.

Fazit: Digitalisierung als strategische Herausforderung

Die regulatorischen Änderungen im Jahr 2025 markieren einen Paradigmenwechsel. Unternehmen müssen ihre Prozesse digitalisieren, um:

• Compliance-Vorgaben einzuhalten
• Effizienzgewinne zu erzielen
• Sichere und nachhaltige Geschäftsmodelle zu entwickeln

Die kommenden Monate sind entscheidend, um die Weichen für eine zukunftssichere Digitalstrategie zu stellen. Unternehmen, die sich frühzeitig anpassen, profitieren nicht nur von einer besseren Rechtskonformität, sondern auch von einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Wirtschaft.

Sind Sie bereit für die Digitalisierung 2025? Lassen Sie sich jetzt beraten, um alle Anforderungen effizient umzusetzen!