Digitale Unterschrift einfach gemacht: Rechtslage und Schritt-für-Schritt Anleitung

Das Wichtigste auf einen Blick

• Digitale Unterschriften optimieren Verwaltungsprozesse und sparen Zeit, Platz und Kosten.
• Verschiedene Formvorschriften und die Einteilung von e-Signaturen in verschiedene Sicherheitsstufen bieten Flexibilität für unterschiedliche rechtliche Anforderungen im digitalen Geschäftsverkehr.
• Die Implementierung elektronischer Signaturen im Unternehmen erfordert eine sorgfältige Auswahl des/der Anbietenden und eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter*innen, um branchenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Digitale Unterschrift verstehen und anwenden

Digitale Signaturen sind ein effektiver Weg, um Verwaltungsprozesse zu optimieren und dabei Zeit, Platz und Kosten zu sparen. Sie verbessern nicht nur die Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente, sondern können auch den Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduzieren und somit den Fokus auf das Kerngeschäft stärken. Darüber hinaus werden sie in verschiedenen Branchen eingesetzt. Dies ermöglicht es Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Doch bevor wir uns genauer damit beschäftigen, wie man eine digitale Signatur erstellt, wollen wir uns erst einmal anschauen, was eine digitale Signatur eigentlich ist.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist eine elektronische Form der Unterschrift, die auf einem Hash-Algorithmus und einer asymmetrischen Verschlüsselung basiert. Durch diese Technologie wird eine feste Verbindung zwischen dem Unterzeichnenden und dem Dokument hergestellt. In Europa ist die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie ermöglicht eine eindeutige Zuordnung der Identität des Unterzeichnenden und kann bis zu zehn Jahre lang auf ihre Gültigkeit geprüft werden.

Vor- und Nachteile digitaler Unterschriften

Digitale Unterschriften bieten sowohl für individuelle Nutzer*innen als auch für Unternehmen vielfältige Vorteile und sind mit einigen Herausforderungen verbunden. Hier eine umfassende Übersicht:

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Vorteile digitaler Unterschriften

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• Beschleunigung von Geschäftsprozessen
  ‍Digitale Unterschriften können die Bearbeitungszeit von Dokumenten erheblich verkürzen.
• ‍Kosteneinsparungen
  Der Einsatz digitaler Unterschriften reduziert den Bedarf an Ressourcen wie Papier, Drucker und Portokosten. Dies führt nicht nur zu finanziellen Einsparungen, sondern unterstützt auch ökologische Nachhaltigkeitsziele.
• Erhöhte Sicherheit
  Kryptografische Verfahren gewährleisten die Authentizität und Integrität signierter Dokumente. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen in digitale Transaktionen zu stärken.
• Unterstützung von Remote Work
  Digitale Unterschriften ermöglichen das Unterzeichnen von Dokumenten unabhängig von Ort und Zeit. Dies ist besonders relevant für die zunehmende Verbreitung von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen. (Erfahren Sie hier, wie Sie sicher im Homeoffice arbeiten)

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Nachteile digitaler Unterschriften

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• Technische Herausforderungen
  ‍Die Implementierung eines Systems für digitale Unterschriften kann besonders in Unternehmen mit veralteter IT-Infrastruktur schwierig sein. Technische Probleme können den Übergang erschweren.
• Schulungsbedarf
  ‍Die Einführung neuer Technologien erfordert oft Schulungen für Mitarbeiter*innen, was zu anfänglichen Kosten und organisatorischem Aufwand führen kann.
• Datenschutz- und Sicherheitsrisiken
  ‍Mit der Digitalisierung von Prozessen steigen die Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Systeme und Prozesse den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen.
• Rechtliche Unsicherheiten
  ‍Obwohl digitale Unterschriften rechtlich zunehmend anerkannt werden, können bei internationalen Transaktionen rechtliche Fragen und Unsicherheiten entstehen.

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Insgesamt bieten digitale Unterschriften eine effektive Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, doch es ist wichtig, die damit verbundenen Herausforderungen und Risiken sorgfältig zu managen.

Rechtslage für digitale Unterschriften

In Deutschland und vielen anderen Ländern gilt das Prinzip der Formfreiheit. Dies bedeutet, dass Verträge normalerweise in jeder Form gültig sind, in der sie geschlossen werden, egal ob mündlich, schriftlich oder elektronisch. Daher sind auch Verträge mit eingescannten Unterschriften in vielen Fällen gültig.

Es gibt jedoch Ausnahmen von diesem Grundsatz, bei denen das Gesetz ausdrücklich eine bestimmte Form vorschreibt. Doch was bedeutet das genau?

Was bedeutet Formfreiheit?

Das Prinzip der Formfreiheit bei Verträgen bedeutet, dass Vertragsparteien ihre Vereinbarungen in jeder beliebigen Form schließen können, solange das Gesetz keine spezielle Form vorschreibt. Dies ermöglicht es den Parteien, Verträge mündlich, schriftlich oder in elektronischer Form abzuschließen, was die Flexibilität und Effizienz im Geschäftsverkehr fördert.

Es gibt jedoch Ausnahmen von diesem Grundsatz, bei denen das Gesetz ausdrücklich eine bestimmte Form vorschreibt, um die Rechtssicherheit und den Schutz der beteiligten Parteien zu erhöhen. Beispiele hierfür sind Grundstückskaufverträge, die notariell beurkundet werden müssen, oder Arbeitsverträge, die bestimmte Angaben schriftlich festhalten müssen, um den Anforderungen des Nachweisgesetzes zu entsprechen.

Formvorschriften für Verträge

In Deutschland gelten für bestimmte Verträge spezielle Formvorschriften.

Die Schriftform beispielsweise, die in § 126 BGB definiert ist, verlangt die eigenhändige Unterschrift von mindestens einer Partei auf einem physischen Dokument, um die Authentizität der Erklärung zu gewährleisten.

Im Gegensatz dazu ermöglicht die elektronische Form gemäß § 126a BGB die Nutzung elektronischer Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die der Schriftform gleichgestellt ist und vor allem im digitalen Geschäftsverkehr Anwendung findet.

Die Textform schließlich, beschrieben in § 126b BGB, erfordert, dass die Erklärung in einer lesbaren Form dauerhaft festgehalten wird, wobei eine Unterschrift nicht notwendig ist. Dies kann durch E-Mail, Fax oder andere digitale Medien erfolgen und dient der Vereinfachung bestimmter rechtlicher Vorgänge. Diese Formvorschriften adressieren spezifische rechtliche Anforderungen und Bedürfnisse in der modernen Vertragslandschaft.

Formen von elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen werden in drei verschiedene Kategorien eingeteilt:
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Einfache elektronische Signatur (SES)
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Eine einfache elektronische Signatur umfasst alle Arten von elektronischen Signaturen, die nicht die strengen Anforderungen einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen. Sie kann beispielsweise aus eingescannten Unterschriften, eingetippten Namen am Ende einer E-Mail oder einem digitalen Bild einer Unterschrift bestehen. Die einfache elektronische Signatur bietet nur eine grundlegende Form der Authentifizierung und wird in Situationen mit geringerem Risiko verwendet.

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Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)
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Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) bietet ein höheres Sicherheitsniveau als die einfache elektronische Signatur, ohne die strengen Anforderungen einer qualifizierten elektronischen Signatur zu erfüllen. Gemäß der EU-Verordnung eIDAS muss sie eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet werden können, die Identität des Unterzeichnenden zuverlässig identifizieren und authentifizieren, nachträgliche Veränderungen am Dokument erkennbar machen und sicherstellen, dass die Mittel zur Erzeugung der Signatur ausschließlich unter der Kontrolle des Unterzeichnenden stehen. AES wird häufig eingesetzt, wenn die Integrität des Dokuments sichergestellt und die Identität des Unterzeichnenden verifiziert werden muss, ohne dass die Anforderungen einer qualifizierten Signatur erforderlich sind. Dies ermöglicht ein Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit bei digitalen Transaktionen.

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Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
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Eine qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der elektronischen Signatur, die gemäß EU-Verordnung eIDAS eine rechtliche Wirkung hat, die der handschriftlichen Unterschrift gleichkommt. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen, das von einem anerkannten Vertrauensdiensteanbietenden ausgestellt wird. Die Identität der signierenden Person wird dabei sorgfältig geprüft, bevor das Zertifikat ausgestellt wird. Diese Signaturart wird für Transaktionen verwendet, die ein hohes Maß an Sicherheit und Identitätsverifizierung erfordern.

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Doch wie stellt man sicher, dass eine elektronische Signatur auch wirklich von der Person stammt, die sie angeblich erstellt hat?

Authentifizierungsmethoden und Zertifikate

Die Authentifizierung der Unterzeichnenden und die Sicherheit der Daten sind zwei zentrale Aspekte bei der Nutzung von digitalen Signaturen. Vertrauensdiensteanbieter stellen digitale Zertifikate aus, die für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen benötigt werden. Dabei werden kryptographische Schutzmaßnahmen genutzt, um die Integrität der elektronischen Signaturen zu gewährleisten. Zur Identifizierung des Unterzeichnenden gibt es verschiedene Authentifizierungsmöglichkeiten, wie die Verifizierung per SMS mit OTP-Code, E-Mail-Verifikation oder die Überprüfung des Personalausweises.

eIDAS-Verordnung und ihre Bedeutung für e-Signaturen

Die eIDAS-Verordnung regelt die Anwendung und Anerkennung von elektronischen Signaturen innerhalb der EU. Sie wurde am 23. Juli 2014 eingeführt und ist seit dem 1. Juli 2016 wirksam. Nach der eIDAS-Verordnung werden elektronische Signaturen in einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur eingeteilt, die unterschiedliche Vertrauensniveaus und rechtliche Anerkennung genießen.

Qualifizierte elektronische Signaturen haben laut der eIDAS-Verordnung denselben rechtlichen Status wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften. Sie legt fest, wer elektronische Signaturen nutzen kann und in welchen Kontexten sie innerhalb der EU anwendbar sind. Doch neben den rechtlichen Aspekten ist auch der Datenschutz bei der Nutzung von digitalen Signaturen ein wichtiges Thema.

Datenschutz und sichere Aufbewahrung

Der Datenschutz und die sichere Aufbewahrung von digitalen Unterschriften sind entscheidend für ihre Rechtsverbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Durch die Erstellung und Archivierung einer Prüfdatei mit Zeitstempel wird die Gültigkeit einer elektronischen Signatur rechtsverbindlich bescheinigt und im Streitfall nachvollziehbar gemacht. Darüber hinaus sind Hardware-Sicherheitsmodule (HSMs) entscheidend für die Sicherung kryptographischer Schlüssel und Zertifikate, die bei der digitalen Signierung und Authentifizierung von elektronischen Signaturen verwendete sensible Daten schützen.

Eine Verschlüsselung der Informationen und Dokumente sowie das Hosten auf sicheren Servern, vorzugsweise im gleichen Rechtsraum wie das Unternehmen, stellt ein erhöhtes Sicherheitsniveau zur Verfügung. In einigen Ländern existieren strenge Datenschutzgesetze zum Schutz personenbezogener Daten vor Manipulation und unbefugtem Zugriff, welche die Anwendung digitaler Signaturen in diesen Regionen beeinflussen.

Aber wie erstellt man nun eine digitale Unterschrift?

Digitale Signatur: so geht die technische Umsetzung

Zum Erstellen digitaler Unterschriften für Verträge stehen spezialisierte Cloud-Dienste zur Verfügung, darunter Plattformen wie DocuSign, Adobe Sign, SignNow und Signaturit. Diese Dienste ermöglichen es den Nutzer*innen nicht nur, Verträge bequem online zu unterzeichnen, sondern sie stellen auch sicher, dass die strengen Datenschutzstandards, einschließlich der DSGVO, eingehalten werden.

Nachdem Sie sich für eine e-Signatur-Plattform entschieden haben, können Sie die Unterzeichnung durchführen. Beachten Sie dazu die Dokumentation der jeweiligen Plattform. In etwa wird der Ablauf folgendermassen aussehen:
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1. Anmelden und Hochladen des Vertrags
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Der zu unterzeichnende Arbeitsvertrag wird in das System der Signatursoftware eingepflegt.<TITLE>
2. Einrichten des Signaturumlaufs
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In der Software wird ein neuer Signaturumlauf angelegt.
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3. Personalisierung des Signaturumlaufs
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• Festlegen der Empfänger*innen, die unterschreiben sollen.
• Bestimme die Reihenfolge, in der der Arbeitsvertrag unterschrieben wird.
• Hinzufügen einer persönlichen Nachricht für die Unterzeichnenden.
• Beifügen von Anhängen, falls erforderlich.
• Auswahl des Signaturstandards, der den rechtlichen Anforderungen entspricht.

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4. Start des Signaturumlaufs
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Der Arbeitsvertrag wird zum unterzeichnen freigegeben.<TITLE>
5. Signaturaufforderung
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Die angegebenen Empfänger*innen bekommen eine Aufforderung per E-Mail, um den Vertrag digital zu unterzeichnen.<TITLE>
6. Digitale Signatur erstellen
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Der/die Empfänger*in öffnet die Signaturaufforderung, überprüft den Vertrag und unterschreibt digital über die Signatursoftware.<TITLE>
7. Zustellung des finalen Vertrags
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Nachdem alle erforderlichen Parteien den Vertrag unterschrieben haben, wird das final unterzeichnete Dokument automatisch per E-Mail an alle Unterzeichnenden gesendet und steht zum Speichern oder zum Drucken bereit.

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Digitale Unterschrift am PC erstellen

Um eine digitale Unterschrift am Computer zu erstellen, benötigt man spezielle Software oder Cloud-Lösungen für elektronische Signaturen. Die Auswahl der Software sollte basierend auf den individuellen Anforderungen und der Kompatibilität mit dem Betriebssystem des PCs erfolgen. Nach der Auswahl der Software folgt die Installation und die Einrichtung auf dem PC, um digitale Signaturen erstellen zu können. Die Erstellung einer digitalen Unterschrift am PC wird durch eine schrittweise Anleitung in der jeweiligen Software ermöglicht.

PDF-Dokumente digital signieren

Das Signieren von PDF-Dokumenten ist heutzutage ein wichtiger Bestandteil vieler Geschäftsprozesse. Eine einfache Möglichkeit, ein PDF-Dokument zu signieren, ist das Einfügen einer handschriftlichen Signatur. Dafür kann die Unterschrift gescannt und als Bild in das PDF-Dokument eingefügt werden. Es ist auch möglich, die Unterschrift direkt in das PDF-Dokument zu zeichnen.

Solche einfach signierten PDF Dokumente sind jedoch nur rechtlich gültig, wenn das Gesetz keine höhere Form vorschreibt. Falls das Gesetz die Schriftform vorsieht, sollte eine qualifizierte elektronische Signatur durchgeführt werden.

Nach dem Signieren eines PDF-Dokuments können die signierten PDF Datei für andere freigegeben oder zur weiteren Signatur gesendet werden. Auch Tools wie Adobe Acrobat Sign ermöglichen das elektronische Signieren und Verwalten von PDF-Dokumenten. Doch nicht nur PDF-Dokumente können digital signiert werden.

Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag „Unterschrift in PDF: Schnell und einfach digital signieren".

Word Dokumente mit Signatur versehen

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Auch Word-Dokumente lassen sich mit einer digitalen Unterschrift versehen. In einem Word-Dokument kann eine Signaturzeile eingefügt werden, um den Ort der Unterschrift deutlich zu kennzeichnen. Zum handschriftlichen Unterzeichnen kann die Unterschrift gescannt, als Bilddatei abgespeichert und anschließend in das Word-Dokument eingefügt werden. Um eine Unterschrift erstellen zu können, folgen Sie einfach diesen Schritten.

Eine einmal eingescannte Unterschrift kann in Word als AutoText-Eintrag gespeichert werden, um sie in Zukunft schnell und einfach in neue Dokumente einzufügen. Doch auch andere Dateiformate lassen sich digital signieren.

Da ein Word-Dokument leicht verändert werden kann, sollten Sie es am Ende als PDF exportieren, da es sonst nicht als Vertrag anerkannt werden wird.

Noch mehr Informationen zum Thema und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erhalten Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag „Unterschrift in Word einfügen – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung".

Weitere Dateiformate unterschreiben

Digitale Signaturen sind nicht nur auf ein Dateiformat beschränkt, sondern können für eine Vielzahl von Dokumententypen genutzt werden. Neben PDF- und Word-Dokumenten können auch andere Dateiformate wie Excel-Tabellen (.xlsx), Bilddateien (.jpg, .png) und sogar E-Mails (.eml) digital signiert werden. Zum Signieren von verschiedenen Dateiformaten benötigen Sie entsprechende Software, die eine digitale Signatur unterstützt und in der Lage ist, das Format zu verarbeiten. Es gibt sowohl spezialisierte Tools für bestimmte Dateitypen als auch softwareübergreifende Lösungen, die in der Lage sind, eine Vielzahl von Formaten zu bearbeiten und zu signieren.

Elektronische Unterschrift auf mobilen Geräten

Eine elektronische Signatur können Sie auch auf einem Smartphone oder Tablet mit iOS oder Android hinzufügen. Es gibt spezielle Apps wie eSignR, die es Usern ermöglicht, Dokumente elektronisch auf mobilen Geräten zu signieren.

Eine mit der mobilen App Adobe Acrobat Reader erfasste Signatur kann in der Adobe Cloud gespeichert werden, um sie über verschiedene Geräte hinweg zu synchronisieren und zu verwenden.

Apps für die elektronische Signatur

Es gibt eine Vielzahl von Apps, die das Erstellen von elektronischen Signaturen auf mobilen Geräten ermöglichen. Hier sind einige Beispiele:

• Adobe Acrobat Sign
• Adobe Fill & Sign
• Adobe Acrobat Reader App
• Zoho Sign

Diese Apps ermöglichen es Usern, PDF-Dokumente direkt auf ihren Mobilgeräten zu signieren. Adobe Fill & Sign ist speziell für Android und die integrierte Dateien-App von Apple für iOS-Geräte verfügbar.

Zoho Sign bietet Funktionen wie die Vorbereitung von Dokumenten für Signaturen, Direktunterzeichnung auf dem Mobilgerät und Echtzeit-Benachrichtigungen über den Status von Dokumenten. Die Verwendung von Apps für elektronische Unterschriften bietet Geschäftsleuten Flexibilität durch die Möglichkeit, Dokumente von jedem Ort aus zu signieren und zeitnahe Updates zu erhalten.

Online-Tools und Web-Apps für digitale Signaturen

Im Internet gibt es eine Vielzahl von Online-Tools und Web-Apps, die das Erstellen von digitalen Signaturen ermöglichen. Einige Beispiele sind:

• Acrobat Sign
  Unterstützt Cloud-basierte digitale Signaturen und entspricht dem globalen Standard des Cloud Signature Consortium.
• Yousign
  Ermöglicht das digitale Signieren unterschiedlicher Dateitypen wie PDF, Word, Excel und Google Docs.
• DocuSign
  Wird global für digitale Signaturen genutzt und bietet Funktionen wie die Echtzeit-Verfolgung von Dokumenten, Kommentar-Funktionen und Zahlungsabwicklungen.

Diese Tools bieten verschiedene Möglichkeiten, digitale Signaturen zu erstellen und können je nach individuellen Anforderungen ausgewählt werden.

Dropbox Sign, ehemals als HelloSign bekannt, bietet eine einfache Schnittstelle ideal für Freiberufler*innen und kleine Unternehmen. Skribble ist eine Schweizer Software, die vollständig den europäischen Rechtsanforderungen für digitale Signaturen entspricht und gelegentlich genutzt wird. Bei E-Mail-Signaturanfragen über Adobe Acrobat Sign kann das Dokument über einen E-Mail-Link oder die Acrobat-Desktop-Anwendung signiert werden. OakPdf ist eine kostenlose Web-App, die das digitale Unterschreiben von Dokumenten ermöglicht.

Die vorgestellten Plattformen und Dienste bieten umfangreiche Optionen zum Online-Erstellen von digitalen Signaturen für verschiedene Anforderungen und Nutzergruppen.

PDF Tools für das Web

Online-PDF-Tools ermöglichen das digitale Unterschreiben von Dokumenten direkt im Web, ohne dass Software heruntergeladen oder eine Anmeldung erforderlich ist. Adobe Acrobat Sign ist eine vom Erfinder des PDF-Formats entwickelte intuitive Web-Lösung zum Erstellen, Bearbeiten und digitalen Unterschreiben von PDF-Dokumenten. OakPdf ist eine kostenlose Web-App, die das digitale Unterschreiben und Einscannen von PDF-Dokumenten ermöglicht.

Die Verwendung von Web-basierten PDF-Tools bietet den Vorteil, dass User schnell und unkompliziert Dokumente signieren können, ohne auf Desktop-Anwendungen angewiesen zu sein.

Integration in bestehende Systeme

Die Integration von e-Signatur-Lösungen in bestehende Systeme ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Adobe Acrobat Sign kann in gängige Geschäftslösungen wie:

• Salesforce
• Workday
• Microsoft Dynamics 365
• andere CRM- und ERP-Systeme

integriert werden, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern. Die Fähigkeit, e-Signatur-Lösungen in bestehende Systeme zu integrieren, ist ein wesentlicher Faktor für die Entscheidung für einen Anbieter.

DocuSign ist für seine Flexibilität mit mehr als 350 Integrationen bekannt und kann in Werkzeuge und Programme eingebettet werden, die bereits in Unternehmensabläufen verwendet werden; es bietet zudem verschiedene APIs für Entwickler*innen an.

Praktische Tipps für die Implementierung von e-Signaturen im Unternehmen

Für eine erfolgreiche Implementierung von digitalen Signaturen ist es unerlässlich, dass ein Unternehmen Richtlinien und Verfahren für Signaturprozesse entwickelt und seine Mitarbeiter*innen darin schult. Es ist wichtig, die Prozesse rund um e-Signaturen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.

Angemessene Schulungen und Unterstützung sind entscheidend für eine reibungslose Einführung und fortwährende Nutzung von e-Signaturen im unternehmerischen Alltag.

Auswahl des richtigen e-Signatur-Anbieters

Die Auswahl des richtigen Anbieters für e-Signaturen ist ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Einsatz von digitalen Signaturen. Ein Anbieter, der seine eigenen elektronischen Zertifikate generiert, die mit der eIDAS-Verordnung übereinstimmen, ist zu bevorzugen, um eine/n einzige/n Ansprechpartner*in zu haben und die Verwaltung zu vereinfachen. Beim Vergleich von Anbietern sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine Vielzahl von Dokumentformaten unterstützt, als entscheidendes Kriterium berücksichtigt werden.

Der Ruf, der Kundensupport und die Erfolgsbilanz des Anbieters sind entscheidende Faktoren, die es bei der Auswahl zu berücksichtigen gilt. Unternehmen sollten die Skalierbarkeit der Signaturlösung prüfen, um sicherzustellen, dass sie auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann.

Schulung und Support für Mitarbeiter*innen

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter*innen im Umgang mit elektronischen Signaturen schulen, um eine erfolgreiche Einführung und Nutzung von e-Signatur-Tools zu gewährleisten. Durch Schulungen können Mitarbeiter*innen leichter in den Prozess der elektronischen Vertragsunterzeichnung eingebunden werden, was zu einer schnellen und einfachen Abwicklung von jedem Ort aus führt.

Die Bereitstellung von technischem Support und einer benutzerfreundlichen Oberfläche durch den e-Signatur-Anbieter erleichtert es Mitarbeitenden, sich an digitale Unterschriftsprozesse anzupassen.

Anpassung an branchenspezifische Anforderungen

Die Anpassung der Nutzung von e-Signaturen an branchenspezifische Anforderungen ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Digitale Signaturen können branchenspezifisch eingesetzt werden, wie zum Beispiel im Rechtssektor, bei Bank- und Finanzdienstleistungen sowie im Gesundheitswesen. Dabei ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der jeweiligen Branche zu berücksichtigen und die e-Signatur-Lösung entsprechend anzupassen.

Zusammenfassung

Digitale Signaturen sind ein effektives Mittel zur Optimierung von Verwaltungsprozessen und zur Steigerung der Effizienz in Unternehmen. Sie ermöglichen eine schnelle und unmittelbare Verarbeitung von Unterschriften, sparen Kosten und verbessern die Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente. Obwohl die technischen und rechtlichen Aspekte auf den ersten Blick komplex erscheinen mögen, so ist der Prozess der Erstellung und Anwendung von digitalen Signaturen doch relativ einfach und unkompliziert, sobald man die Grundlagen verstanden hat. Sei es auf dem PC, auf mobilen Geräten oder online - die Möglichkeiten zur Nutzung von digitalen Signaturen sind vielfältig und bieten für jeden Anwendungsfall die passende Lösung. Nutzen auch Sie die Vorteile von digitalen Signaturen und vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse!

Bei Interesse beraten wir Sie gerne zu e-Signaturen und weiteren IT-Fragestellungen.
Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Häufig gestellte Fragen

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<FRAGE> Was ist eine digitale Signatur?

<ANTWORT> Eine digitale Signatur ist eine elektronische Form der Unterschrift, die auf einem Hash-Algorithmus und einer asymmetrischen Verschlüsselung basiert und die Identität des Unterzeichnenden eindeutig zuordnen kann. Sie kann bis zu zehn Jahre lang auf ihre Gültigkeit geprüft werden.

<FRAGE> Was sind die Vorteile von digitalen Signaturen?

<ANTWORT> Digitale Signaturen ermöglichen eine schnelle Verarbeitung von Unterschriften, sparen Rssourcen, wie Papier und Kosten für Porto. Eine digitale Unterschrift verbessert die Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente. Dadurch bieten sie effiziente und flexible Lösungen für den Umgang mit Verträgen

<FRAGE> Was ist die eIDAS-Verordnung?

<ANTWORT> Die eIDAS-Verordnung regelt die Anwendung und Anerkennung von elektronischen Signaturen innerhalb der EU und legt fest, wer sie nutzen kann und in welchen Kontexten sie anwendbar sind.

<FRAGE> Wie erstelle ich eine digitale Unterschrift am PC?

<ANTWORT> Um eine digitale Unterschrift am PC zu erstellen, benötigen Sie spezielle digitale Tools oder Software für elektronische Signaturen. Installieren und richten Sie die ausgewählte Software ein, um digitale Signaturen zu erstellen.

<FRAGE> Kann ich auch auf meinem Smartphone eine digitale Signatur erstellen?

<ANTWORT> Ja, Sie können mithilfe verschiedener Apps wie Adobe Acrobat Sign, Adobe Fill & Sign oder Zoho Sign digitale Signaturen auf Ihrem Smartphone erstellen. Versuchen Sie es mit einer dieser Anwendungen, um Ihre Unterschrift einfach und bequem zu digitalisieren.

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Quellen und witerführende Informationen

https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Oeffentliche-Verwaltung/Moderner-Staat/ElektronischeSignatur/elektronischesignatur_node.html

https://www.bundesdruckerei.de/de/innovation-hub/die-verschiedenen-niveaus-der-digitalen-signatur